Cучасні ділові папери(оформлення) (Леженко Дмитрий)

Класифікація документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

• За найменуванням / Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інш.
• За походженням / Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності).
• За місцем виникнення / внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).
• За призначенням / щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні.
• За напрямом / вхідні та вихідні.
• За формою / стандартні та індивідуальні.
• За терміном виконання / Звичайні безстрокові,термінові, дуже термінові.
• За ступенем гласності / для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні.
• За стадіями створення / Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”.
• За складністю / прості та складні.
• За терміном зберігання / тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання.
• За технікою відтворення / рукописні, відтворенні механічним способом.
• За носієм інформації / на папері, диску, фотоплівці, дискеті, магнітній стрічці.

Документ, як основний вид офіційно-ділового стилю

Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Адже він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття „документ” є багатозначним та залежить від того для чого і в якій галузі він використовується. В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу:

• письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.
• офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо)
• матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація.
• достовірне історичне письмове джерело.

Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.

Реквізит – елемент документа

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, підприємство чи організація повинні мати два види бланків: для листів та для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів – А4(210х297мм) та А5(148х210мм). Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Оформлення сторінки

Управлінські документи оформляють на папері формату А4(297х210мм) та А5(148х210мм). З усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве – 35мм; праве – 8мм; верхнє – 20мм; нижнє – 19мм (для формату А4) та 16мм (для формату А5). Перша сторінка документу друкується на бланку, наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст документу займає не одну сторінку, то на наступну не можна переносити лише підпис. На наступній сторінці повинно бути не менше двох рядків тексту. Небажано:

• відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу.
• переносити слово на межі сторінок, краще перенести це слово на наступну сторінку.
• починати один рядок абзацу на сторінці, що закінчується, краще починати новий абзац з нової сторінки.

Щодо нумерації, то: У документах, оформлених на двох та більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документу друкується з одного боку аркуша, то номери проставляють посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10мм від краю. Слово сторінка не пишеться; відсутніми, біля цифр, повинні бути різного роду позначки. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша.

Оформлення титульної сторінки

Титульна сторінка – перша (іноді третя) сторінка книги, реферату, наукової роботи, яка містить в собі інформацію про автора, тему, місце та рік видання, призначення тощо. Це своєрідне знайомство з працею, тому необхідно зафіксувати відомості, які характеризують її. Основні елементи, які повинен містити титул:

• Прізвище та ініціали автора.
• Заголовок, що характеризує тему.
• Назва установи, від імені якої видається праця.
• Рік видання, чи написання.
• Серію, до якої належить друкована праця.
• Вказівка про тип видання
• Номер частини, тома, випуску.
• Черговість видання, починаючи з другого.
• Вказівку з якої мови перекладено працю, прізвище перекладача й редактора перекладу.
• Прізвище автора вступної статті або післямови.
• Рекомендації відповідних установ.

У збірниках статей прізвища авторів на титулі не зазначають, а друкують перед статею або після неї. Якщо праця написана колективом авторів, то їх прізвища зазначають на звороті титульної сторінки під анотацією або в передмові. Окрім цього на звороті титульної сторінки можуть зазначатися:

• вказівки за яким виданням друкується книга.
• відомості про постанову вченої ради тощо.
• повідомлення про матеріали, на основі яких укладено книгу.
• першоназва книги, яка в іншому виданні вийшла зі зміною заголовка.
• вказівка про присудження автору почесного звання за цей твір.
• повідомлення про податки на вкладних аркушах.
• відомості мовою оригіналу про видання, що є основою для перекладача(місце видання, назва видавництва тощо).

Як правило відомості на титульній сторінці оформляються посередині аркуша. Якщо титул починається з ініціалів та прізвища автора, то їх пишуть на межі верхнього поля. Якщо ж на титулі є назва серії або інші відомості, то на межі верхнього поля пишуть їх, а прізвище автора зазначають через п’ять інтервалів від них. Назва книги пишеться великими буквами на тридцятому інтервалі від верхнього зрізу сторінки. Якщо у заголовку декілька рядків, то кожен рядок пишеться через два інтервали. Назва видавництва, місце та рік видання пишуться на межі нижнього поля маленькими літерами.

Оформлення заголовків та підзаголовків

Заголовок пишеться великими літерами і повинен містити не більше ніж сорок знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий то його варто поділити на декілька рядків. З малої літери заголовок пишеться тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої, якщо передує їй.

Наприклад: Положення Про Раду з питань мовної політики при президентові України Про внесення доповнень до положення про порядок реалізації, обліку торговельних патентів і контроль за їх використанням.

Текст від заголовка пишеться через 3-4 інтервали. Заголовок розміщується посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок вкінці сторінки, якщо намає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку. Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком – два інтервали, а від підзаголовка до тексту – три чи чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування підзаголовки пишуться ідентично, наприклад:

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА БІБЛІОГРАФІЧНОГО ОПИСУ Частини, елементи й ділянки опису чи біля лівого поля: ТЕКСТИ З ІЛЮСТРАЦІЯМИ, ТАБЛИЦЯМИ І ФОРМУЛАМИ Ілюстрації,написи,підписи,текст

Оформлення приміток, додатків і підстав

Для того, щоб пояснити незрозумілі місця у тексті або такі, які вимагають додаткових пояснень і матеріалів, використовуються примітки. Примітка – додаткова помітка, пояснення до тексту. Додаток – подання додаткової інформації( документа) після тексту. Підстава – причина, достатній привід, які виправдовують вчинок. На підставі – виходячи з чого-небудь, спираючись на щось. Правила оформлення приміток

• Слово „Примітка” пишеться малими літерами (перша літера – велика) біля лівого поля без абзацу, після слова ставиться крапка або двокрапка.
• Текст примітки друкується справа, у стовпчик.

Наприклад: Примітка. Абзац повинен бути однаковим і дорівнювати п’яти знакам.

• Якщо приміток декілька, то вони нумеруються арабськими цифрами з крапкою. Між нумерованими абзацами робиться проміжок у два інтервали. Після кожного абзацу ставиться крапка. Слово „Примітки” пишеться у множині.

Наприклад: Примітки. 1. Номенклатури справ установ, які не здають свою документацію на державне зберігання, узгоджуються із вищими установами відповідного рівня. 2. Після затвердження зведеної номенклатури справ керівником установи структурні підрозділи отримують витяги відповідних її розділів для використання у роботі.

• Примітки відмежовуються від тексту 2-4 інтервалами.
• Якщо текст примітки не вміщується на одній сторінці, то його слід перенести на наступну, відступивши від лівого поля 10 знаків (8 знаків у слові „Примітка” і 2 знаки – двокрапка та відступ).

Правила оформлення додатків та підстав ті самі, що й приміток.

Покликання до тексту та правила їх оформлення

Покликання – це текст, що розміщується в кінці сторінки й відмежовується від основного тексту горизонтальною рискою. Біля слова чи вислову, які вимагають пояснення або коментаря, ставиться знак покликання (цифра з дужкою чи без неї або зірочка), який повторюється на початку самого покликання. Знак „зірочка” використовується в тому випадку, коли покликань у роботі небагато і розміщуються вони переважно по одній на сторінці. Якщо використовуються арабські цифри як знак покликання, то його нумерація може бути сторінковою (в межах однієї сторінки) чи наскрізною (через усю роботу). Знаки покликань повинні бути однотипними в межах однієї роботи. Цифри й зірочки пишуться біля слова вгорі, без відступу між словом і знаком, проте після покликання відступ обов’язковий. Розділові знаки ставляться після знака покликання.

Правила оформлення тексту покликання

• Основний текст відділяється від тексту покликання горизонтальною рискою в 15 знаків.
• Відокремлювальна риска відділяється від основного тексту півтора або двома інтервалами залежно від того, з яким інтервалом написано сам текст.
• Текст покликання відділяється двома інтервалами від відокремлювальної риски.
• Текст покликання пишеться через один інтервал з абзацу.
• Якщо на сторінці декілька покликань, то кожне відділяють двома інтервалами.
• Усі покликання друкуються на тій сторінці, до якої вони стосуються. Не бажано розривати покликання та переносити їх на іншу сторінку.

Бібліографія

Правила оформлення бібліографії Бібліографія – це список літератури з певного питання. У книзі бібліографія слугує для поглиблення і розширення знань читачів з певної галузі науки чи техніки, якій присвячено основний зміст книги. Розрізняють бібліографію:

• Реєстраційну – знайомить читача з назвами усіх книг з конкретного питання;
• Рекомендаційну – містить назви книг, які автор радить прочитати;
• Як список використаної літератури – містить перелік книг, ня які посилається автор.

Вибір автором певного типу бібліографії залежить від характеру та призначення видання.

Способи розташування бібліографічних відомостей Порядок розміщення назв книг у списках літератури може бути алфавітним, хронологічним, тематичним. Всередині тематичних рубрик слід дотримуватись алфавітного або хронологічного принципу розташування назв. Список літератури може записуватись двома способами:

• Перший рядок назви книги пишеться від лівого поля без абзацу, а другий і наступні рядки – з абзацу, наприклад:

Фрідмен Т.Л. Лексус і оливкове дерево: зрозуміти глобалізацію. – Львів: Незалежний Культурологічний Часопис „Ї”, 2002. – 626с.

• Перший рядок назви книги пишеться з абзацу, а другий і наступні рядки – від лівого поля без абзацу, наприклад:

Браун-Галковська Марія. Домашня психологія: подружжя, діти, родина. – Львів: Свічадо, 2000. – 384с.

Перевага найчастіше надається другому способу. Список літератури, вміщений у кінці книги, пишеться через два інтервали. Бібліографічне посилання, вміщене вкінці сторінки, оформляється як покликання.

Правила складання бібліографічного опису

1. Автор (прізвище, ініціали); крапка; якщо книга написана кількома авторами, то вони перераховуються через кому. Якщо посібник написаний чотирма авторами і більше, то вказують лише першого, а замість прізвищ інших авторів зазначається „та інш.” 2. Назва книги ( без скорочень і без лапок); двокрапка. Підзаголовок (без лапок); крапка; тире. 3. Початкові відомості (місце видання, видавництво, рік видання).

• Місце видання – з великої літери скорочено – Київ (К.), Львів (Л.), Москва (М.); крапка; двокрапка. Усі інші міста повністю – Донецьк, Одеса, Тернопіль; двокрапка.
• Назва видавництва (без лапок) з великої літери; кома.
• Том, частина – скорочено з великої літери (Т., Ч.); цифра тому або частини; крапка; тире. Випуск – з великої літери, скорочено (Вип.); крапка; тире.
• Слово „Видання” – з великої літери, скорочено; крапка; порядковий номер видання арабськими цифрами; крапка; тире.
• Рік видання ( лише арабськими цифрами); крапка; тире.
• Якщо вказується загальна кількість сторінок, то пишуться арабські цифри на позначення номера сторінки, слово „сторінка” записується скорочено, з маленької літери.

Наприклад: 147с. Якщо вказуються конкретні сторінки, то спочатку пишеться слово „сторінка” скорочено, з великої літери (С.); крапка; арабськими цифрами номери сторінок. Наприклад: С.45-67; С.12 4. Якщо на одній сторінці декілька покликань, то при повторюванні бібліографічних відомостей достатньо вказати „Там само”, поставити крапку й тире та записати номери сторінок, на які посилаються. Наприклад: Там само. – С.78-90.

Написання цифр

Багатозначні числа розбиваються на класи по три цифри справа наліво і відокремлюються одна від одної проміжком в один знак. Чотиризначні числа не поділяються на класи. Наприклад: 10 654; 2001. Як арабські, так і римські цифри відокремлюються від слів проміжком. Винятком є букви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, які пишуться разом або через дефіс. Наприклад: будинок 10б; до справи 78б. Порядкові числівники мають відмінкові закінчення, які пишуться через дефіс. Наприклад: 1-ий курс; 5-те видання. Якщо записаний цілий ряд порядкових числівників, то відмінкове закінчення ставлять тільки після останньої цифри. Наприклад: 1, 2, 3-ій томи. Порядкові числівники, що позначаються римськими цифрами, пишуться без відмінкових закінчень. Наприклад: І гатунок, V курс. Числа до десяти рекомендується в текстах писати словами, а після десяти – цифрами: сім машин, 177 школярів.