ЕВФРАТ (Мазаев)

«ЕВФРАТ» — система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процесов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies. Система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота (workflow). В качестве СУБД в коробочной версии используется СУБД Ника (разработка специалистов Cognitive Technologies), которая поставляется вместе с системой бесплатно.

В состав системы входят следующие модули:

• АРМ «Пользователя» — универсальное рабочее место доступа к системе;
• АРМ «Администратора» — средство настройки и администрирования системы;
• модуль «Дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
• модуль «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
• модуль «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
• средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
• модуль «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.

В системе реализованы следующие средства для настройки системы под конкретные потребности:

• Скриптовый язык, на основе Visual Basic применяющийся для разработки карточек документов.
• API для внешних плагинов, которые исполняются в контексте рабочего места пользователя.
• API для внешних приложений. которые могут взаимодействовать с базой данных ЕВФРАТ, для реализации дополнительного функционала.

В системе реализованы средства взаимодействия удалённых серверов для организации работы в территориально-распределённых организациях.

Есть демо-версия. Текущая версия ЕВФРАТ v.15

Описание и возможности

ЕВФРАТ — система электронного документооборота корпоративного уровня, совмещающая в себе отлаженность и готовность к работе коробочного продукта и гибкость проектного решения. Благодаря этому система, с одной стороны, готова к быстрому вводу в эксплуатацию, что обеспечивает быструю отдачу от инвестиций во внедрение СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяют учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем в рамках «мини-проектов». В настоящее время система установлена более чем в 3500 организаций.

Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):

• автоматизировать регистрацию документов и заданий;
• обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• осуществлять мгновенный поиск информации;
• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
• организовать долговременное хранение документов организации;
• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе ЕВФРАТ, позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.

Архитектура системы

Система ЕВФРАТ имеет клиент-серверную архитектуру. Подобный подход позволяет развивать функциональность системы, не производя полного пересмотра программного кода, и обеспечивает ей гибкость, масштабируемость, безопасность и надёжность. Благодаря дополнительному модулю «WEB-сервер» доступ к системе может осуществляться через Интернет. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки — НИКА, которая поставляется вместе с продуктом, либо промышленная СУБД MS SQL Server 2005 и 2008. В рамках проектов возможно использование СУБД Oracle и DB/2.

Модули

Система ЕВФРАТ состоит из 8 базовых и 2-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика.

Базовые модули:

• АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место доступа к системе;
• АРМ «Администратор» — средство настройки и администрирования системы;
• «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
• «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
• «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
• Модуль ЭЦП, модуль «Монитор безопасности» — средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
• «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительные модули системы:

• «Web-сервер» — дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы.
• APM «Архивариус» — предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.

Стандартная конфигурация

В комплект поставки системы ЕВФРАТ уже входят стандартные настройки, позволяющие в короткие сроки самостоятельно автоматизировать типовой контур документооборота.

Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов:

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Внутренние документы
• Договоры
• Служебная записка

Шаблоны журналов, справок и отчетов:

• Журнал входящих документов
• Журнал исходящих документов
• Журнал внутренних документов
• Общий журнал по потокам документов
• Отчёт о выполнении документов по потокам
• Отчет по документам, которые надо выполнить
• Отчет о выполнении поручений
• Отчёт по поручениям, которые надо выполнить
• Общий отчёт по потокам документов

Преимущества

Преимущества системы ЕВФРАТ как коробочного решения:

• Полнота комплекта поставки;
• Отлаженность и стабильность работы;
• Готовность к внедрению «по клику» (установка ЕВФРАТ занимает менее 10 минут);
• Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге;
• Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения;
• Лёгкость администрирования и настройки;
• Низкая стоимость владения системой.

Преимущества системы ЕВФРАТ как проектного решения:

• Высокая масштабируемость за счет работы на промышленной СУБД MS SQL;
• Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия;
• Создание индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест;
• Возможность решения уникальных задач заказчика.

Кроме этого, система ЕВФРАТ также обладает рядом преимуществ, таких как:

• Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, требованиям стандарта ISO 9000 и рекомендациям WfMC (Workflow Management Coalition);
• Конкурентные лицензии, не ограничивающие количество рабочих мест системы;
• Встроенные средства сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies — технологию Drag&Recog (распознавание «на лету»);
• Широкие возможности поиска документов, в том числе с применением морфологического анализа текста;
• Поддержка версионности файлов, позволяющей отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла;
• Развитая система напоминаний и уведомлений с возможностью дублирования сообщений на электронную почту;
• Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей»;
• Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП);
• Возможность использования АРМ «Мобильный клиент», адаптированного для работы в системе с нетбуков, КПК, телефонов и других мобильных устройств;
• Интеграция с MS Office 2003—2007, проводником MS Windows, MS Exchange, OpenOffice, Active Directory, 1С, поддержка работы в Windows Vista;
• Открытый API для разработки интеграционного программного обеспечения на платформе системы ЕВФРАТ;

Программно-аппаратные требования

Минимальные программно-аппаратные требования к клиентской части системы ЕВФРАТ, необходимые для ее нормального функционирования:

• Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III;
• 256 Mb оперативной памяти;
• от 180 Mb свободного дискового пространства;
• Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка;
• Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;
• Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.

Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части:

• Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV;
• 1 Gb оперативной памяти;
• 15 Gb свободного дискового пространства;
• Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой русского языка;
• Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;
• Для работы почтового клиента системы ЕВФРАТ необходимо наличие протокола POP3.

Дистрибутивы

Дистрибутивы СЭД ЕВФРАТ доступны на armservice.com

Ссылки

• ЕВФРАТ — сайт системы
• Cognitive Technologies — сайт разработчика
• «Ordnung uber alles по-шумерски» — обзор системы в журнале «Компьютерра».