Ділові папери, що мають обіг в Україні

Документи щодо особового складу

Автобіографія

Це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Основні вимоги під час його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

     Реквізити:

    Назва виду документа.
    Текст, у якому зазначаються:
     - Прізвище, ім’я, по-батькові;
     - Дата народження;
     - Місце народження;
     - Відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);
     - Відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);
     - Короткі відомості про склад сім’ї.
    Дата написання.
    Підпис. 

Заголовок („Автобіографія”) пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч. Автобіографія має дві форми: - автобіографія-розповідь – з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей. - автобіографія-документ – з точним поданням фактів.

Резюме

Це документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу.

    Реквізити:

    Назва виду документа.
    Текст, що містить таку інформацію:
     - Домашня адреса, телефон, e-mail;
     - Прізвище, ім’я, по-батькові;
     - Мета написання документа;
     - Особисті данні (дата народження; сімейний стан; національність);
     - Відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами(при потребі);
     - Відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);
     - Відомості про публікації (якщо потрібно);
     - Інша інформація на вимогу роботодавця.
    Дата (при потребі).
    Підпис (при потребі). 

Резюме повинно бути детальним, і, водночас, лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Для того, щоб досягнути успіху, під час складання резюме варто дотримуватись певних правил:

  1. Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.
  2. Намагайтесь вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти.
  3. Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.
  4. Намагайтесь не вживати такі слова, як „я”, „ми”. Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.
  5. Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.
  6. Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.
  7. Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру.
  8. Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.

Заява

Це документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

    Реквізити:

    Адресат (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім’я яких подається заява).
    Адресант (назва установи або посада, прізвище, ім’я, по-батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).
    Назва виду документа.
    Текст.
    Підстава (додаток): перелік документів доданих до заяви на підтвердження її правомірності.
    Дата.
    Підпис. 

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

Пропозиція

Це документ, у якому особа (установа) висловлює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних органів, громадських організацій, установ.

    Реквізити:

    Назва міністерства, якому підпорядковується установа.
    Повна назва організації – автора документа.
    Адресат.
    Адресант.
    Назва виду документа.
    Дата.
    Місце написання.
    Заголовок.
    Текст.
    Посада.
    Підпис. 

Скарга

Це документ, у якому особа (установа) вказує на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи (установи) і пропонує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення.

     Реквізити:

    Адресат (назва установи або посада, прізвище та ініціалт особи, яка має повноваження щодо розгляду цієї скарги).
    Адресант (прізвище, ім’я, по-батькові у родовому відмінку, посада, при потребі домашня адреса й паспортні дані особи, яка подає скаргу).
    Назва виду документа.
    Текст.
    Дата.
    Підпис.
    Засвідчення підпису (якщо потрібно). 

Характеристика

Це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

     Реквізити:

    Назва виду документа.
    Заголовок (прізвище, ім’я, по-батькові у родовому відмінку особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада;при потребі – місце проживання).
    Текст, який містить такі відомості: - трудова діяльність працівника;
     - ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни;
     - моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);
     - висновки;
     - призначення характеристики (при потребі).
    Дата складання.
    Підпис керівника установи (при потребі – інших відповідальних осіб).
    Печатка. 

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Трудова книжка

Це основний документ, що фіксує трудову діяльність працівника. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного й спеціального трудового стажу. До трудової книжки заносяться відомості про його звільнення, переміщення. Трудова книжка зберігається у відділі кадрів підприємства, організації або установи, де працює її власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи. Згідно із чинним законодавством працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою. Трудові книжки оформляються на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, включаючи осіб, які є співвласниками(власниками) підприємств, установ, фермерських господарств, сезонних і тимчасових працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. Трудові книжки не оформляються на працівників, які працюють за сумісництвом та на умовах трудового договору у підприємців, що не є юридичними особами, а також на працівників, які працюють в окремих громадян з їх обслуговування (домашні робітниці, няньки, водії, охоронці та ін.). Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення. Відомості про працівника записуються на 1-й і 33-й сторінках українською мовою. Прізвище, ім’я, по батькові, дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Довідково-інформаційні документи

Анотація

Це коротка характеристика змісту книги, статті, рукописного тексту тощо. У ній наводяться найважливіші питання роботи, викладається її зміст і дається оцінка. Анотація допомагає під час добору й вивчення літератури з будь-якого питання, скорочує час на ознайомлення із змістом самої праці. Анотація може бути подана двома мовами: мовою тексту та однією з іноземних. У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу.

Відгук

Це документ, що містить висновки уповноваженої особи ( або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд вистави, творів мистецтва, фільму та інше.

    Реквізити:

    Назва виду документа.
    Заголовок.
    Текст, який містить:
     - вступ;
     - короткий виклад основних положень аналізованої роботи;
     - висновок з пропозиціями, оцінкою та критичними зауваженнями.
    Підпис.
    Печатка.
    Штамп підтвердження підпису.
    Дата. 

За потреби підпис особи, яка написала відгук, завіряється секретарем (вченим секретарем) установи за допомогою спеціального штампа.

Рецензія

Це критичний відгук (дає аналіз і оцінку) на художній твір, друковану наукову працю тощо. Мета рецензії – рекомендація твору до друку, захисту.

    Реквізити:

    Назва виду документа.
    Заголовок (який містить назву рецензованої роботи, прізвище та ініціали її автора, рік публікації, назву видавництва).
    Текст, що складається з двох частин:
     - короткий виклад змісту роботи;
     - висновки, зауваження, оцінки автора рецензії.
    Підпис та посада особи. 

Висновок

Це документ, у якому уповноважені особи, комісія або установа викладають свої зауваження, оцінки, рішення щодо окремого питання. Висновок передається до вищих органів для розгляду й затвердження.

    Реквізити:

    Назва виду документа
    Заголовок
    Текст, що складається з двох частин:
     - у першій подаються загальна оцінка питання (документа) і загальні пропозиції;
     - у другій містяться конкретні зауваження, викладені по пунктах. Відсутність зауважень і пропозицій констатується вкінці висновку.
    Підписи.
    Дата.
    Печатка. 

Підписуючи висновок, уповноважені особи вказують свою посаду.

Довідка

Це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові. Текст особистої довідки є типовим, тому слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити. Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої установи, підписують їх, крім укладача, керівник підприємства і завіряються печаткою. Внутрішні довідки подають керівникові підприємства або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не завіряються печаткою.

    Реквізити:

    Назва виду документа.
    Назва організації, що видає довідку.
    Дата видання.
    Номер.
    Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).
    Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.
    Текст.
    Призначення (куди подається довідка).
    Підписи службових осіб.
    Печатка.

Звіт

Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Звіти бувають статистичні й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові – на звичайному папері.

    Реквізити:

    Штамп установи.
    Назва виду документа.
    Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).
    Текст, який має такі частини:
     - вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за
     звітний період):
     - основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);
     - висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).
    Підпис керівника установи або особи відповідальної за складання звіту.
    Дата складання.
    Печатка. 

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок. У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

План

Це документ, що визначає точний перелік запланованих до виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати керівників та конкретних виконавців. За терміном виконання плани поділяються на:

    - перспективні (охоплюють декілька років);
    - річні;
    - піврічні;
    - квартальні;
    - місячні;
    - тижневі;
    - щоденні.

За структурою розрізняють прості та складні плани. Основний зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожен пункт плану складається з трьох обов’язкових частин:

    - зміст роботи;
    - термін виконання;
    - виконавці.

Плани підписуються особами, відповідальними за їх виконання, або керівниками установи. Затверджується план колегіальним органом або керівником установи. Деякі види планів перед затвердженням узгоджуються з вищими або суміжніми установами.

    Реквізити:

    Назва установи (структурного підрозділу).
    Назва виду документа.
    Заголовок (вказується період на який складено план).
    Текст.
    Підписи.
    Дата складання.
    Гриф узгодження.
    Гриф затвердження.
    Печатка. 

Службові листи

Це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

    До листів, що потребують відповіді, належать:
    - Листи-прохання;
    - Листи-звернення;
    - Листи-пропозиції;
    - Листи-запити;
    - Листи-вимоги.
    До листів, що не потребують відповіді, належать:
    - Листи-попередження;
    - Листи нагадування;
    - Листи-підтвердження;
    - Листи-відмови;
    - Супровідні листи;
    - Гарантійні листи;
    - Листи-повідомлення;
    - Листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

    Реквізити:

    Штамп (повна назва установи – автора листа).
    Номер і дата листа.
    Назва установи-адресата.
    Текст, що складається з двох частин:
     - опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;
     - висновки та пропозиції.
    Підпис керівника організації.
    Печатка. 

Для того, щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції: 1. Починати листа необхідно із звертання. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

    Шановний/а (ім'я та батькові)!
    Шановний/а пане (пані)... !
    Шановні панове (колеги)!
    Вельмишановний добродію!
    Глибокошановний (ім'я та по батькові)!
    Високошановний пане... /

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.

    Високопоставлений пане Міністре!
    Вельмишановний (високоповажний) професоре!
    Шановний вчителю!
    Високоповажний пане ректоре!

Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачена як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування. Наявність звертання не вичерпує проблеми правильно розпочатого листа, щоб він справив на адресата належне враження: 2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист-відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

    Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...
    Щиро дякуємо за лист з порадами та рекомендаціями щодо..
    Перш за все дозвольте подякувати Вам за...
    Цей лист — вияв нашої вдячності за...
    Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...
    Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...
    Дозвольте висловити свою вдячність...
    Вдячні Вам за запрошення...
    Дякуємо за надану змогу...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

    Із вдячністю підтверджуємо отримання листа — відповіді...
    Офіційно підтверджуємо свою згоду на...
    На підтвердження нашої попередньої домовленості (телефонної розмови) повідомляємо...
    Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...
    Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:

    У відповідь на Ваш лист від (дата)...
    Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...
    Відповідно до пункту укладеної угоди...
    Відповідно до контракту (домовленості)..,
    Посилаючись на оголошення в газеті (журналі), просимо Вас...

До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із проханнями. Для їх оформлення є чимало типових висловів:

    Будь ласка, повідомте нам про...
    Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...
    Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...
    Просимо Вас терміново оплатити рахунки.
    Насамперед просимо повідомити...
    Ми були б щиро вдячні, якби Ви могли повідомити про своє рішення найближчим часом.
    Вибачте за додаткові турботи, але чи не були б Ви настільки люб'язні дати детальні письмові пояснення з приводу...
    Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь.

У діловому світі з різних причин (наприклад, ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати замовлення, надійшла скарга від замовників, запізнилися на зустріч з клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

    Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...
    Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю.
    Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...
    Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.
    Вибачте, нам вельми незручно, що...
    Щиро перепрошуємо Вас за вчорашнє спізнення на зустріч.
    Просимо вибачення за створені Вам не з нашої вини незручності.
    Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно, ненав'язливо вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи варто розпочати так:

    Вважаємо за свій обов'язок ще раз нагадати Вам про...
    Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на лист від (дата).
    Вибачте, але ми хочемо нагадати Вам про необхідність оплати рахунка за... Гадаємо, що це лише непорозуміння.
    Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про...
    Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.
    Вважаємо необхідним нагадати Вам...
    Дозвольте нагадати Вам, що...

Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так: Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт. У зв'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень. Усі наші намагання примусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду. До категорії складних листів належать листи-відмови. Якщо ви не можете дати позитивну відповідь, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно, доброзичливо. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

    Ми докладно вивчили запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо ні найменшої змоги...
    На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції.
    Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з деяких причин.
    Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.
    Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам...
    Вибачте, але ми не можемо погодитися на...

З. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слово "дякую" — найуживаніше слово кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини.

    Дозвольте ще раз подякувати Вам...
    Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність...
    Дякуємо за допомогу.
    Ще раз дякуємо Вам і висловлюємо надію, що...
    Щиро дякуємо за...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата як психологічне підкріплення усього висловленого в листі: Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

    Будемо раді співпрацювати з Вами.
    Були б раді співпрацювати з Вами і чекатимемо Вашої відповіді.
    Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання:

    Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.
    Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною.
    Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді.
    Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю.
    Маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими установами.
    Сподіваємося отримати Вашу відповідь найближчим часом.
    Завершальним у листі може бути прохання:
    Просимо Вас уважно ознайомитися з...
    Просимо Вас терміново повідомити (зателефонувати).

Звичайно, буде ввічливо, якщо наприкінці листа ви повторите вибачення за турботи, затримку з оплатою чи запізнення:

    Ще раз просимо вибачення за завдані незручності.
    Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.
    Щиро просимо вибачення за...

Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

    З повагою ...
    З вдячністю і повагою ...
    З повагою і найкращими побажаннями ...
    Бажаємо успіхів!

4. Якщо ви бажаєте досягти успіху, подбайте про те, щоб ваш лист був і за змістом, і за формою бездоганним. Слід друкувати листа на гарно виконаних бланках, які є "візитною карткою" вашої установи, фірми. Дизайн та поліграфічні якості — це ті деталі, які сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт також за дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

5. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, по суті, лаконічно. 6. Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу. Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним. Отже, на рівень серйозного ділового спілкування не можна виходити, не засвоївши етикету цієї сфери. Слід пам'ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.

Оголошення

Це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види:

    - оголошення про майбутню подію;
    - оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

    Назва виду документа.
    Текст, що містить: - дату;
     - місце;
     - організатора;
     - зміст (порядок денний) події;
     - коло осіб, які запрошуються на подію;
     - умови входу (платний чи вільний).
    Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — якщо потрібно.

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

    Назва виду документа.
    Заголовок.
    Текст.
    Адреса автора оголошення. 

Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа („Оголошення”) розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: „Найму”, „Продам”, „Потрібні”, „Робота за кордоном” тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду). Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимально стислого до розгорнутого, який наближається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення тощо.

Протокол, витяг з протоколу, резолюція

Це документ, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени комісій. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

    — слухали;
    — виступили;
    — ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається. Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ. У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.

    За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів:
    1) короткі (записуються обговорювані питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення);
    2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників);
    3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).

    Реквізити:

    Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.
    Порядковий номер протоколу.
    Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).
    Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.
    Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста).
    Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10—12 осіб, то вказують усіх присутніх.
    Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).
    Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку.
    Текст.
    Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;
    Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря). 

Наукова робота (курсова, дипломна)

Це письмовий виклад власних результатів наукового дослідження, який ґрунтується на критичному огляді бібліографічних джерел. Наукові роботи пишуться для виявлення знань студентів з конкретної дисципліни на певному етапі навчання (закінчення курсу або повного циклу навчання у вищому навчальному закладі). Вони підлягають обов'язковому оцінюванню, результати якого фіксуються у відповідних документах (наприклад, протоколах). За формою подання матеріалу курсова та дипломна роботи подібні до реферату, але за обсягом повинні бути більшими (курсова — 25-30, а дипломна — 50-70 друкованих сторінок).

    Реквізити:

    Назва міністерства, якому підпорядковується установа.
    Назва закладу, в якому навчається автор.
    Назва кафедри, на якій виконано роботу.
    Заголовок (тема реферату).
    Прізвище, ім'я по батькові особи, що пише наукову роботу.
    Назва факультету і номер групи, де навчається автор.
    Прізвище, ім'я по батькові, посада, науковий ступінь наукового керівника.
    Місце і рік написання.
    Текст, який складається з:
     - Вступу
         o опис проблематики, її актуальність та важливість;
         o основні завдання курсової роботи;
         o огляд існуючих досліджень з даної проблеми;
         o метод дослідження;
         o основні тези та структура аргументу. 
     - основної частини;
     - висновків
    Список скорочень.
    Бібліографія та/або список використаних джерел.
    Додатки (схеми, таблиці, графіки, креслення, словники тощо). 

В бібліографії повинні міститись всі дані щодо використаних документів, спеціальної та загальної літератури, довідкових видань, котрі залучені до опрацювання теми і на які автор посилається або згадує в будь-якій частині тексту.

Конспект

Це стислий писаний виклад змісту першоджерела (лекції, виступу, промови, книги, статті тощо). Зміст першоджерела може передаватися:

    - своїми словами;
    - цитатами з першоджерела;
    - своїми словами і цитатами.
    Останній спосіб найбільш поширений.
    За походженням конспекти поділяються на:
    - конспекти усних виступів;
    - конспекти друкованих праць.

    Реквізити конспекту усного виступу:

    Дата складання.
    Прізвище та ініціали автора виступу.
    Заголовок.
    Текст. 

    Реквізити конспекту друкованої праці:

    Дата складання.
    Бібліографічні відомості першоджерела:
     - прізвище та ініціали автора;
     - назва (заголовок);
     - місто, видавництво, рік видання;
     - кількість сторінок.
    Текст. 

    До конспекту ставляться такі вимоги:

     1) залишати певну частину сторінки (це може бути половина аркуша або поле на одному з його країв) для запису власних думок, оцінки законспектованого;
     2) цитуючи, вказувати відповідну сторінку першоджерела.. Текст конспекту оформляється довільно. На відміну від тез; крім основних положень, конспект містить і фактичний матеріал.

Адреса

Адреса — це точна вказівка місця проживання чи перебування кого-небудь або місцезнаходження чого-небудь, складена за певною формою. Правила, встановлені Міністерством зв'язку, забезпечують якнайшвидше пересилання, зберігання і доставку поштових відправлень. Основні з цих правил повинен знати кожний громадянин.

    На всіх відправленнях у межах України пишеться:

    Прізвище, ім'я та по батькові адресата або назва організації (у давальному відмінку).
    Назва вулиці, номер будинку і квартири.
    Назва населеного пункту, міста.
    Назва району.
    Назва області.
    П'ятизначний індекс, присвоєний кожному відділенню зв'язку. Цей індекс призначений для машинного сортування кореспонденції. . 

    Над адресою зазначається вид і спосіб пересилки:

    рекомендована бандероль;
    з повідомленням про вручення;
    з доставкою додому;
    цінний на ... грн.;
    вручити особисто;
    до запитання. 

Зворотна адреса теж пишеться повністю. Прізвище, ім’я відправника кореспонденції пишеться в називному відмінку. Від правильного написання адреси залежить оперативність працівників підприємства зв'язку під час відправлення кореспонденції адресату.

Телефонограма, радіограма, факс

Це документ, який передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) й містить розпорядження, інформацію вищих органів. Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис і таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома. На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області.

Реквізити:

    Назва виду документа.
    Номер.
    Дата.
    Адресант.
    Адресат.
    Текст.
    Підпис. 

Пояснювальна записка

Пояснювальна записка – це письмове пояс¬нення на вимогу керівника з приводу ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше — пору¬шення дисципліни, невиконання службових завдань). Інко¬ли пояснювальна записка — це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту). Реквізити: Назва виду документа

Заголовок
Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається
Текст
Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).
Дата
Підпис

Резолюція

Резолюція — це документ, який фіксує рішення, постанову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, з'їздах, конференціях; її вміщують у кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього. Резолюція складається із вступної (констатуючої) і директивної (резолютивної) частин. У констатуючій частині спочатку зазначають досягнення з питання, що розглядається, а потім указують недоліки. У директивній частині роблять узагальнювальні висновки, оцінюють роботу, намічають конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на виконання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, призначають відповідальних осіб.

Повідомлення

Повідомлення – це різновид службового листа, в якому викладено запрошення взяти участь у нараді, конференції, зборах. Реквізити: назва виду документа

його тематика;
дата і час засідання;
місце засідання;
порядок денний;
прізвища доповідачів з кожного питання;
прізвище й телефон відповідальної особи;
спосіб проїзду до місця засідання.

Обліково-фінансові документи

Акт

Це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій, що перевіряють. Акт складається кількома особами з метою об'єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини:

    — вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що складали акт, а також присутні під час його складання);
    — констатуючу (викладаються мета й завдання акта, xaрактер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки).

Після слова Підстава вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної, ваги певного акта. Після слова Складено перераховуються особи, які склали акт або були присутні під час його складання, і обов'язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови; прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. У кінці акта (перед підписами) зазначається кількість примірників і вказується місце їх зберігання.

     Реквізити:

    Назва установи.
    Гриф затвердження.
    Назва виду документа.
    Номер та дата складання.
    Місце складання.
    Заголовок.
    Текст.
    Підписи. 

Доручення

Доручення — це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності. Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті та офіційні. Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов'язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватись навчальним закладом).

     В офіційному дорученні обов'язково зазначаються:

    Назва організації, яка видає доручення.
    Номер доручення й дата видання.
    Посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видано доручення.
    Назва організації чи підприємства, від якого повинні бути отримані матеріальні цінності.
    Перелік цінностей із вказівкою на їх кількість і суму.
    Строк дії доручення.
    Зразок підпису особи, якій видано доручення.
    Назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей (паспорт, посвідчення).
    Підписи службових осіб, які видали доручення.
    Печатка організації, що видала доручення. 

Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними й загальними. Разові видаються на виконання одноразової дії (отримання товарно-матеріальних цінностей, одержання заробітної платні, пенсії, стипендії, поштового переказу). Спеціальні — на здійснення приватною чи службовою особою однотипних дій (представництво в органах суду, виконання банківських операцій у межах певного терміну). Загальні — на виконання широких повноважень (отримання документів, ведення справи в усіх судових, арбітражних і адміністративних установах з усіма правами, що надані законом позивачеві, відповідачеві; укладання угод, одержання майна тощо). Для багатьох доручень є друковані бланки, куди від руки вписують прізвище, ім'я та по батькові того, кому доручається, що саме, де треба одержати, та завіряють підписом і круглою печаткою. Завіряється також підпис особи, на ім'я якої написано доручення. Завірені нотаріально доручення можна передавати телеграмою. Телеграма-доручення складається з тексту доручення, який може бути відповідно скорочений, та посвідчуваль-ного напису з підписом нотаріуса й печаткою нотаріальної контори. Підпис нотаріуса засвідчується органом зв'язку, через який передається телеграма-доручення. Таке доручення має силу оригіналу.

Розписка

Це письмове підтвердження певної дії, що відбулась - передачі й отримання документів, товарів, грощей від підприємства або приватної особи. Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа — представник установи - отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.

     Реквізити:

    Назва виду документа.
    Текст:
     — прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;
     — прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, яка передала цінності;
     — точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість — словами і цифрами;
     — відомості про документ (паспорт, посвідчення), засвідчує особу, яка отримує цінності;
     — підстава передачі й отримання цінностей.
    Дата.
    Підпис особи, яка отримала цінності.
    Завірення підпису (у приватній розписці). 

Список

Це документ, який містить перелік осіб, предметів, об’єктів, документів у певному порядку і складається з метою інформації або реєстрації.

     Реквізити:

    Штамп установи.
    Номер.
    Назва виду документа.
    Заголовок.
    Текст.
    Підпис.
    Дата.
    Печатка. 

Список складається в алфавітному або хронологічному порядку. Іноді елементи списку розміщуються в послідовності від більш значущого до менш значущого.

Таблиця

Це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей розташованих у певному порядку й за графами. Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані виступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі.

     Реквізити:

    номер;
    тематичний заголовок;
    заголовна частина, яка розміщується вгорі розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);
    основна частина, що містить графи і рядки;
    примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

     Таблиця має бути компактною і наочною. 

Накладна

Це обліковий документ, який дає право на отримамання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей.

     Реквізити:

    Назва — угорі посередині великими літерами: НАКЛАДНА № __________ від________(дата);
    Підстава, на основі якої видано накладну;
    Кому видано (назва установи або прізвище, ім’я, по батькові приватної особи);
    Від кого (назва установи або штамп установи, її адреса, телефон, поточний рахунок);
    Позначення кожної графи:
     - назва предметів;
     - сорт;
     - розмір;
     - одиниця виміру;
     - номенклатурний номер;
     - кількість (за вимогою, видано);
     - вартість;
     - сума вартості.
    Підпис керівника установи й бухгалтера;
    Дата;
    Хто видав;
    Хто одержав;
    Печатка або штамп установи. 

Господарсько-договірні документи

Договір

Це письмова угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення господарських взаємовідносин. Договір може бути укладений між приватними особами й організацією та між організаціями. Цивільний кодекс передбачає різні типи договорів. Договір постачання — це договір, за яким організація-постачальник зобов'язується в певні терміни передати орга-нізації-покупцеві у власність певну продукцію, а організація-покупець зобов'язується оплатити продукцію за встановленими цінами. Договір підряду — це договір, за яким підприємець-під-рядник зобов'язується виконати певний обсяг робіт підприємству-замовнику. Договір про матеріальну відповідальність — це договір, за яким одна сторона бере на себе повну матеріальну відповідальність за прийняті матеріальні цінності й зобов'язується дотримуватися встановлених договором правил зберігання, обліку, відвантаження, а інша сторона зобов'язується створити нормальні умови праці матеріально відповідальним особам. Договір про спільну діяльність — це договір, що укладається між двома й більше організаціями для проведення спільних досліджень, будівництва, експлуатації підприємств. Укладаючи цей договір, сторони визначають розмір і характер внесків: грошові; майнові, трудова участь. Договори щодо створення нових форм господарювання — це договори, які спрямовані на організацію асоціацій, малих підприємств, комерційних банків, орендних підприємств. Для створення асоціацій необхідно укласти установчий договір. Установчий договір — це договір, що закріплює взаємні права та обов'язки всіх учасників створення асоціації. Звичайно ж, назвати всі договори з господарської діяльності неможливо, оскільки їх багато: це і договір про одержання позики, договори про посередницькі послуги, договори оренди, договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування тощо. Крім договорів з господарської діяльності, виділяють ще трудові договори. Трудовий договір—це угода між особою, що наймається на роботу, та керівником установи, організації або уповноваженим ним органом. За цим договором працівник зобов'язується виконувати певну роботу, а керівник — виплачувати йому заробітну плату та забезпечувати належні умови праці.

     Реквізити:

    Назва документа.
    Зазначення місця укладання й дати.
    Вступна частина (точні й повні назви сторін, їх представників (прізвище, ім'я, по батькові), повноваження, на підставі яких вони діють).
    Зміст договору.
    Термін виконання договору.
    Кількісні та якісні показники продукції.
    Зазначення ціни робіт (продукції) і загальної суми.
    Порядок виконання роботи.
    Порядок розрахунків між сторонами.
    Додаткові умови до договору.
    Вказівки на майнову відповідальність за повне або часткове невиконання договору.
    Порядок і місце розв'язання суперечок.
    Загальний термін дії договору.
    Юридичні адреси сторін, що укладають договір.
    Власноручні підписи сторін.
    Печатки установи або обох сторін, які укладають договір. 

    Договір вважають укладеним тоді, коди сторони дійшли згоди з усіх пунктів і відповідно оформили його письмово.

Трудова угода

Це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником. Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов'язків. Реквізити:

    Назва виду документа.
    Заголовок.
    Місце складання.
    Дата.
    Текст з переліком повноважень і зобов'язань сторін.
    Юридичні адреси сторін.
    Підписи.
    Печатка установи.

Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються у справах організації-замовника.

Контракт

Контракт - це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством, організацією чи установою й працівником про умови спільної виробничої й творчої діяльності. Згідно із Законами України "Про підприємство", "Про власність", "Про освіту" громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.

Реквізити: Назва виду документа із стислим зазначенням його призначення.
Дата й місце підписання.
Орган, що наймає працівника.
Посада, прізвище, ім'я, по батькові того, кого наймають.
Термін дії контракту.
Текст.
Підписи сторін — укладачів контракту.
Печатка, що засвідчує підпис наймача.

Структура тексту:

Загальні положення.
Функції та обов'язки керівника (фахівця).
Компетенція і права керівника (фахівця).
Матеріальне та соціально-побутове забезпечення
Відповідальність сторін, вирішення спорів.
Зміна й розірвання контракту.
Адреси сторін та інші відомості.

Контракт складається у двох примірниках — по одному для кожної сторони; про це зазначається у тексті контракту.