Ділові папери.Гончаренко Євген

Документ, як основний вид офіційно-ділового стилю

    Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Адже він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття „документ” є багатозначним та залежить від того для чого і в якій галузі він використовується.
    В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу:

   * письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.
   * офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо)
   * матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація.
   * достовірне історичне письмове джерело. 

    Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.
    Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.

Оформлення сторінки

    Управлінські документи оформляють на папері формату А4(297х210мм) та А5(148х210мм). З усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве – 35мм; праве – 8мм; верхнє – 20мм; нижнє – 19мм (для формату А4) та 16мм (для формату А5).
    Перша сторінка документу друкується на бланку, наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст документу займає не одну сторінку, то на наступну не можна переносити лише підпис. На наступній сторінці повинно бути не менше двох рядків тексту.
    Небажано:
   * відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу.
   * переносити слово на межі сторінок, краще перенести це слово на наступну сторінку.
   * починати один рядок абзацу на сторінці, що закінчується, краще починати новий абзац з нової сторінки. 

    Щодо нумерації, то:
    У документах, оформлених на двох та більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документу друкується з одного боку аркуша, то номери проставляють посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10мм від краю. Слово сторінка не пишеться; відсутніми, біля цифр, повинні бути різного роду позначки. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша.

Оформлення титульної сторінки

    Титульна сторінка – перша (іноді третя) сторінка книги, реферату, наукової роботи, яка містить в собі інформацію про автора, тему, місце та рік видання, призначення тощо. Це своєрідне знайомство з працею, тому необхідно зафіксувати відомості, які характеризують її.
    Основні елементи, які повинен містити титул:

   * Прізвище та ініціали автора.
   * Заголовок, що характеризує тему.
   * Назва установи, від імені якої видається праця.
   * Рік видання, чи написання.
   * Серію, до якої належить друкована праця.
   * Вказівка про тип видання
   * Номер частини, тома, випуску.
   * Черговість видання, починаючи з другого.
   * Вказівку з якої мови перекладено працю, прізвище перекладача й редактора перекладу.
   * Прізвище автора вступної статті або післямови.
   * Рекомендації відповідних установ. 

    У збірниках статей прізвища авторів на титулі не зазначають, а друкують перед статею або після неї. Якщо праця написана колективом авторів, то їх прізвища зазначають на звороті титульної сторінки під анотацією або в передмові.
    Окрім цього на звороті титульної сторінки можуть зазначатися:

   * вказівки за яким виданням друкується книга.
   * відомості про постанову вченої ради тощо.
   * повідомлення про матеріали, на основі яких укладено книгу.
   * першоназва книги, яка в іншому виданні вийшла зі зміною заголовка.
   * вказівка про присудження автору почесного звання за цей твір.
   * повідомлення про податки на вкладних аркушах.
   * відомості мовою оригіналу про видання, що є основою для перекладача(місце видання, назва видавництва тощо). 

    Як правило відомості на титульній сторінці оформляються посередині аркуша.
    Якщо титул починається з ініціалів та прізвища автора, то їх пишуть на межі верхнього поля. Якщо ж на титулі є назва серії або інші відомості, то на межі верхнього поля пишуть їх, а прізвище автора зазначають через п’ять інтервалів від них.
    Назва книги пишеться великими буквами на тридцятому інтервалі від верхнього зрізу сторінки. Якщо у заголовку декілька рядків, то кожен рядок пишеться через два інтервали. Назва видавництва, місце та рік видання пишуться на межі нижнього поля маленькими літерами.

Оформлення заголовків та підзаголовків

    Заголовок пишеться великими літерами і повинен містити не більше ніж сорок знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий то його варто поділити на декілька рядків.
    З малої літери заголовок пишеться тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої, якщо передує їй.

    Наприклад:
    Положення
    Про Раду з питань мовної політики
    при президентові України
    Про внесення доповнень до положення про порядок реалізації,
    обліку торговельних патентів і контроль за їх використанням.

    Текст від заголовка пишеться через 3-4 інтервали. Заголовок розміщується посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок вкінці сторінки, якщо намає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.
    Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком – два інтервали, а від підзаголовка до тексту – три чи чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування підзаголовки пишуться ідентично, наприклад:

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА БІБЛІОГРАФІЧНОГО ОПИСУ Частини, елементи й ділянки опису чи біля лівого поля: ТЕКСТИ З ІЛЮСТРАЦІЯМИ, ТАБЛИЦЯМИ І ФОРМУЛАМИ Ілюстрації,написи,підписи,текст

Оформлення приміток, додатків і підстав Для того, щоб пояснити незрозумілі місця у тексті або такі, які вимагають додаткових пояснень і матеріалів, використовуються примітки. Примітка – додаткова помітка, пояснення до тексту. Додаток – подання додаткової інформації( документа) після тексту. Підстава – причина, достатній привід, які виправдовують вчинок. На підставі – виходячи з чого-небудь, спираючись на щось. Правила оформлення приміток

   * Слово „Примітка” пишеться малими літерами (перша літера – велика) біля лівого поля без абзацу, після слова ставиться крапка або двокрапка.
   * Текст примітки друкується справа, у стовпчик. 

Наприклад: Примітка. Абзац повинен бути однаковим і дорівнювати п’яти знакам.

   * Якщо приміток декілька, то вони нумеруються арабськими цифрами з крапкою. Між нумерованими абзацами робиться проміжок у два інтервали. Після кожного абзацу ставиться крапка. Слово „Примітки” пишеться у множині. 

Наприклад: Примітки. 1. Номенклатури справ установ, які не здають свою документацію на державне зберігання, узгоджуються із вищими установами відповідного рівня. 2. Після затвердження зведеної номенклатури справ керівником установи структурні підрозділи отримують витяги відповідних її розділів для використання у роботі.

   * Примітки відмежовуються від тексту 2-4 інтервалами.
   * Якщо текст примітки не вміщується на одній сторінці, то його слід перенести на наступну, відступивши від лівого поля 10 знаків (8 знаків у слові „Примітка” і 2 знаки – двокрапка та відступ). 

Правила оформлення додатків та підстав ті самі, що й приміток.