Мова ділових паперів Малашкевич О.О.
Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Адже він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття „документ” є багатозначним та залежить від того для чого і в якій галузі він використовується. В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу:
- письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.
- офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо)
- матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація.
- достовірне історичне письмове джерело.
Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:
- За найменуванням / Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інш.
- За походженням / Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності).
- За місцем виникнення / внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).
- За призначенням / щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні.
- За напрямом / вхідні та вихідні.
- За формою / стандартні та індивідуальні.
- За терміном виконання / Звичайні безстрокові,термінові, дуже термінові.
- За ступенем гласності / для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні.
- За стадіями створення / Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”.
- За складністю / прості та складні.
- За терміном зберігання / тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання.
- За технікою відтворення / рукописні, відтворенні механічним способом.
- За носієм інформації / на папері, диску, фотоплівці, дискеті, магнітній стрічці.
Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, підприємство чи організація повинні мати два види бланків: для листів та для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів – А4(210х297мм) та А5(148х210мм). Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.
Покликання – це текст, що розміщується в кінці сторінки й відмежовується від основного тексту горизонтальною рискою. Біля слова чи вислову, які вимагають пояснення або коментаря, ставиться знак покликання (цифра з дужкою чи без неї або зірочка), який повторюється на початку самого покликання. Знак „зірочка” використовується в тому випадку, коли покликань у роботі небагато і розміщуються вони переважно по одній на сторінці. Якщо використовуються арабські цифри як знак покликання, то його нумерація може бути сторінковою (в межах однієї сторінки) чи наскрізною (через усю роботу). Знаки покликань повинні бути однотипними в межах однієї роботи. Цифри й зірочки пишуться біля слова вгорі, без відступу між словом і знаком, проте після покликання відступ обов’язковий. Розділові знаки ставляться після знака покликання.
- Основний текст відділяється від тексту покликання горизонтальною рискою в 15 знаків.
- Відокремлювальна риска відділяється від основного тексту півтора або двома інтервалами залежно від того, з яким інтервалом написано сам текст.
- Текст покликання відділяється двома інтервалами від відокремлювальної риски.
- Текст покликання пишеться через один інтервал з абзацу.
- Якщо на сторінці декілька покликань, то кожне відділяють двома інтервалами.
- Усі покликання друкуються на тій сторінці, до якої вони стосуються. Не бажано розривати покликання та переносити їх на іншу сторінку.
