Робота з документом Writer

Пошук і заміна тексту

При необхідності знайти певні слова в документі з декількох тисяч слів, було б неефективно вручну проглядати кожне слово. Writer має можливість Пошуку і заміни, яка автоматизує процес пошуку тексту в документі. На додаток до пошуку і заміни слів і фраз, Ви можете:

• Використовувати групові символи і регулярні вирази для уточнення пошуку.
• Знайти і замінити певне форматування.
• Знайти і замінити стиль абзацу.

Для відображення діалогового вікна Знайти і замінити (Мал.1.1), використовуйте комбінацію клавіш Control+f або виберіть Правка > Знайти і замінити.

1. Введіть текст який Ви хочете знайти в полі Знайти.
2. Щоб замінювати текст іншим текстом, введіть новий текст в поле Замінити на.
3. Ви можете вибрати різні додаткові параметри такі як враховувати регістр, тільки слово цілком або виконати пошук подібних слів.
4. Коли Ви задали умови вашого пошуку, натисніть Знайти. Для заміни тексту, натисніть Замінити.

Мал.1.1. Діалогове вікно Знайти і замінити

Якщо Ви натиснете Знайти все, буде виділено всі знайдені ділянки тексту в документі. Так само, якщо натиснути кнопку Замінити все, Writer виконає заміну всіх збігів.

Використовуйте Замінити все з обережністю; інакше, це може привести до деякими веселим (а іноді і не дуже) помилкам. Помилки із Замінити все можуть згодом зажадати ручної перевірки, для їх усунення.

Використання групових символів (регулярних виразів)

Групові символи (також відомі як регулярні вирази) є комбінації символів які задають Ooo як знайти те, що треба. Регулярні вирази є дуже могутнім засобом, але не інтуїтивно зрозумілим. Вони можуть економити час і зусилля, об'єднуючи декілька пошуків в один. Таблиця 2 показує декілька регулярних виразів, використовуваних в Ooo.

Вбудована підказка описує ще багато регулярних виразів і варіанти їх використання. Одна з найпоширеніших помилок при використанні регулярних виразів полягає в тому, що намагаються шукати символ, який зарезервований як груповою, наприклад, дужки або крапки. Якщо вам потрібно знайти подібний символ, введіть зворотну косу межу (\) перед ним. Це вказує Ooo розглядати символ після зворотної похилої межі як звичайний символ. Наприклад, щоб знайти текст $5.00 ($ і . групові символи), Ви повинні задати як умову пошуку \$5\.00.

Для використання операцій групування і регулярних виразів при пошуку і заміні:

1) У діалоговому вікні Знайти і замінити, натисніть Більше параметрів, щоб побачити додаткові параметри. У цьому розширеному діалоговому вікні (Мал. 57), встановіть прапорець Регулярний вираз.

Таблиця 2. Приклади пошуку з використанням групових символів (регулярних виразів)

Файл:Таблица.JPG

2) Введіть текст для пошуку, що включає групові символи в полі Знайти і текст, що замінює (якщо потрібний) в полі Замінити на. Не всі регулярні вирази працюють як символи заміни; розрив рядка (\n) один з тих, які дійсно працюють.

3) Натисніть Знайти, Знайти все, Замінити або Замінити все (не рекомендується).

Пошук і заміна певного форматування

Діалогове вікно Знайти і замінити може використовуватися не тільки для пошуку слів або поєднання символів, але і параметрів формату. Наприклад, Ви можете захотіти замінити підкреслення слів на виділення курсивом.

У діалоговому вікні Знайти і замінити (з відображенням Додаткових параметрів, як на Мал. 1.2):

1) Щоб знайти текст з певним форматуванням, введіть текст в поле Знайти. Щоб шукати тільки певне форматування, видаліть будь-який текст з поля Знайти.

Мал.1.2. Розширене діалогове вікно Знайти і замінити

2) Натисніть Формат, щоб відобразити діалогове вікно Формат тексту (Знайти). Вкладки цього діалогового вікна подібні присутнім в діалогових вікнах Формат абзацу і Стиль абзацу. Виберіть формати, які Ви хочете шукати, і потім натисніть OK. Назви вибраних форматів з'являються під полем Знайти. Наприклад, Ви можете шукати текст набраний шрифтом Helvetica 14-пунктов, жирний.

3) Щоб замінити текст, введіть замінюючий текст в поле Замінити на.

Для пошуку певного тексту з певним форматуванням (наприклад, слово привіт в напівжирному зображенні), визначають форматування, поміщають текст в полі Знайти і залишають поле Замінити на порожнім. Щоб видалити певне форматування символів, натисніть Формат, виберіть вкладку Шрифт, потім виберіть протилежний формат (наприклад, не Напівжирний). Кнопка Без формату в діалоговому вікні Знайти і замінити очищає всі заздалегідь вибрані формати.

4) Натисніть Знайти, Знайти все, Замінити або Замінити все.

Якщо Ви не плануєте шукати інший текст використовуючи ті ж самі ознаки, натисніть Без формату, щоб видалити ознаки. Якщо Ви забудете зробити це, Ви можете задатися питанням, чому ваш наступний пошук не в змозі знайти слова, які як Ви знаєте, присутні в документі.

Пошук і заміна стилів абзацу

Якщо Ви об'єднуєте матеріал з декількох джерел, Ви можете виявити, що у вашому документі раптово з'явилося багато небажаних стилів абзаців. Щоб швидко змінити для всіх абзаців один (небажаний) стиль на іншій (переважний):

1. У розширеному діалоговому вікні Знайти і замінити (Мал. 57), виберіть Шукати по стилях. (Якщо у вас є задані ознаки, цей прапорець називається Включаючи стилі.) Поля Знайти і Замінити на тепер містять списки стилів.
2. Виберіть стиль, який Ви хочете знайти і той, на який замінити.
3. Натисніть Знайти, Знайти все, Замінити або Замінити все.

Використання Автозаміни

Функція Автозаміна в Writer має довгий список частих помилок і друкарських помилок, які вона автоматично виправляє. Наприклад, “ящко” буде замінена на “якщо”. Виберіть Сервіс > Автозаміна, щоб відкрити діалогове вікно Автозаміна. Там Ви можете визначити, які рядки тексту і як виправлятимуться. В більшості випадків, значення по заумовчуванню непогані.

Автозаміна включається автоматично. Щоб її вимкнути, зніміть відмітку Формат > Автоформат > При введенні.

• Щоб зупинити заміну Writer’ом певних слів, використовуйте Сервіс > Автозаміна > Замінити, виділіть словарну пару і натисніть Видалити.
• Щоб додати новий запис для виправлення, заповніть поля Замінити і Замінити на і натисніть Додати.
• Подивіться інші вкладки даного діалогового вікна, щоб познайомиться з великою різноманітністю інших доступних параметрів для підстроювання функції Автозаміни.

Автозаміна може використовуватися як швидкий спосіб вставки спеціальних символів. Наприклад, (c) буде автоматично замінено на ©. Ви можете додати ваші власні спеціальні символи.

Використання завершення слів

Якщо завершення слів включене, Writer пробує припустити яке слово Ви вводите і пропонує завершити це слово за Вас. Щоб прийняти пропозицію, натисніть Enter. Інакше продовжіть введення.

Багато хто вважає за краще не використовувати завершення слів. Якщо Ви не хочете його використовувати, виберіть Сервіс > Автозаміна > Завершення слів і зніміть прапорець Завершувати слова.

Ви можете налаштувати завершення слів на сторінці Сервіс > Автозаміна > Завершення слів (Мал.2.1).

• Додавати (приєднувати) пропуск автоматично після прийнятого слова.
• Показувати запропоноване слово як раду (спливаючий над словом) замість завершення тексту при введенні.
• Змінити, максимальну кількість слів, що зберігаються в пам'яті, для завершення і мінімальну довжину слова.
• Видалити певні записи із списку завершення слів.
• Замінити клавішу, яка приймає запропонований варіант слова, - можливі варіанти стрілка управо, клавіші End, Return (Enter), пропуск і Tab.

Автоматичне завершення слова відбувається тільки тоді, коли Ви вводите слово в документі удруге.

Мал.2.1. Настройка завершення слова

Використання Автотексту

Автотекст дозволяє Вам призначати текст, таблицю, зображення і інші елементи скороченню. Наприклад, замість того, щоб вводити “Генеральний директор”, Ви можете ввести “гд” і натиснути F3. Або Ви можете зберегти відформатовану пораду (подібний приведеному нижче), як Автотекст і потім вставляти копії вводячи “пораду” і натиснувши F3.

Щоб призначати деякий текст скороченню Автотексту:

1) Введіть текст у ваш документ.

2) Виділіть текст.

3) Виберіть Правка > Автотекст (або натисніть Control+f3).

4) Введіть назву для вашого скорочення. Writer запропонує однобуквене скорочення, яке Ви можете змінити.

5) Натисніть кнопку Автотекст в правій частині діалогового вікна Автотекст і виберіть Створити (тільки текст) з меню.

6) Натисніть Закрити для повернення до Вашого документа.

Щоб вставити Автотекст, введіть скорочення і натисніть F3.

Якщо єдина опція під кнопкою Автотекст - Імпорт, Ви або не ввели ім'я для вашого Автотексту або не виділений текст в документі.

Автотекст особливо ефективний коли призначений для роботи з полями.

Збереження документа

Щоб зберегти новий документ в Writer, виконаєте одну з наступних дій:

• Натисніть Control+S.
• Виберіть Файл > Зберегти.
• Натисніть кнопку Зберегти на панелі інструментів Стандартна.

При цьому з'явиться діалогове вікно Зберегти як, введіть ім'я файлу і перевірте тип файлу (якщо застосовно).
Щоб зберегти відкритий документ з поточним ім'ям файлу, виберіть Файл > Зберегти. Це перезапише останній збережений стан файлу.

Захист паролем

Щоб захистити документ від перегляду без пароля, використовуйте параметр діалогового вікна Зберегти як для введення пароля. Цей параметр доступний тільки для файлів, збережених у форматі Opendocument або в старому форматі Openoffice.org 1.x.

1. У діалоговому вікні Зберегти як встановите прапорець Зберегти з паролем, і натисніть Зберегти. Ви отримаєте запрошення.
2. Введіть пароль в поле Пароль і в полі Підтвердити і натисніть OK. Якщо паролі співпадають, то документ зберігається з парольним захистом. Якщо паролі не співпадають, ви знову отримаєте запит на введення пароля.

Мал.3.1. Захист паролем документу

Примітка Паролі повинні містити не меншого 5 символів. Поки ви не ввели 5 символів, кнопка OK залишається неактивною.

Автоматичне збереження документа

Ви можете задати для Writer зберігати ваш документ автоматично через рівні проміжки часу. Автоматичне збереження, подібно до збереження уручну, перезапише останній збережений стан файлу. Щоб набудувати автоматичне збереження файлу:

1. Виберіть Сервіс > Параметри > Завантаження/Збереження > Загальні.
2. Встановите прапорець Автозбереження кожні. Це активує поле для завдання інтервалу збереження. Значення за умовчанням складає 30 хвилин. Введіть значення, яке ви хочете, набравши його або вибравши натисненням стрілок вгору або вниз.

Збереження у форматі документа Microsoft Word

Вам може знадобитися поділитися своїми документами з іншими людьми, які не використовують Openoffice.org, але використовують замість нього Microsoft Word. На щастя, Openoffice.org може читати і записувати файли Word.

Щоб зберегти документ у форматі файлу Microsoft Word:

1. Спочатку збережете ваш документ у форматі Openoffice.org (*.odt). Якщо Ви цього не зробите, будь-які зміни зроблені вами після останнього збереження залишаться тільки у версії документа Microsoft Word.
2. Тепер виберіть Файл > Зберегти як. З'явиться діалогове вікно Зберегти як (Мал. 17).
3. У випадному меню Тип файлу, виберіть формат Microsoft Word, який Вам потрібний.
4. Натисніть Зберегти.

З цієї миті, всі зміни, внесені до цього документа відбуватимуться тільки в документі Microsoft Word. Ви фактично змінили ім'я вашого документа. Якщо Ви хочете повернутися до роботи з Openoffice.org версією вашого документа, Ви повинні відкрити його наново.

Порада Якщо Ви хочете, щоб Ooo зберігав документи за умовчанням у форматі файлів Microsoft Word, виберіть Сервіс > Параметри > Завантаження/Збереження > Загальні. У розділі Формат файлу за умовчанням, в полі Тип документа виберіть Текстовий документ, в полі Завжди зберігати як виберіть формат файлу, що віддається перевага Вами.

Мал.3.2.Збереження файлу у форматі Microsoft Word

Отримання довідки

Writer надає декілька варіантів довідки. На додаток до повного файлу Довідки (доступна по натисненню F1 або при виборі Довідка > Довідка по Openoffice.org з меню), Ви можете вибрати спливаючі підказки або розширені підказки, а також Помічника в діалоговому вікні Сервіс > Параметри > Openoffice.org > Загальні.

Розміщення покажчика миші на будь-якому із значків відображає маленький блок, званий спливаюча підказка. Вона дає коротке пояснення функції значка. Для детальнішого пояснення, виберіть Довідка > Що це таке? і наведіть покажчик миші на значок, про який Ви хочете отримати додаткову інформацію.

Закриття документа

Щоб закрити документ, виберіть Файл > Вихід.

Ви можете також закрити документ, натиснувши по значку Закрити в заголовку вікна документа. У Windows XP ця кнопка нагадує червоний X, показаний на Мал. 18.

Якщо відкрито більш ніж одне вікно Ooo, кожне вікно нагадує зразок, показаний зліва на Мал. 18. Закриття цього вікна залишає інші вікна Ooo відкритими.

Якщо відкрито тільки одне вікно Ooo, воно нагадує зразок, показаний справа на Мал. 18. Звернете увагу на маленький чорний X нижче великого червоного X. Натиснення на маленький X закриває документ, але залишає відкритим Ooo. Натиснення на великий червоний X закриває Ooo повністю.

Мал.3.3. Значки закриття

Якщо документ не був збережений після останніх змін, з'являється застережливе вікно. Виберіть, чи зберігати чи ні Ваші зміни.

• Зберегти: Документ зберігається і потім закривається.
• Не зберігати: Документ буде закритий, а всі зміни, після останнього збереження, будуть втрачені.
• Відміна: Ніщо не трапляється, а Ви повертаєтеся до редагування документа.

Увага Не збереження вашого документа може закінчитися втратою недавно зроблених змін, або у гіршому разі всього вашого файлу.

Закриття Writer

Щоб закрити Writer повністю, виберіть Файл > Вихід, або закрийте останній відкритий документ як описано в “Закриття документу” на стор. 36.

Якщо всі документи були збережені, Writer закриється негайно. Якщо які-небудь документи були змінені, але не збережені, з'являється попередження. Слідуйте процедурі, описаній в “Закриття документа”, щоб зберегти або відмовитися від збереження ваших змін.

Друк документів

Швидкий друк

Натисніть на значок Друк , щоб відправити документ на принтер, заданий по замовчуванню для вашого комп'ютера.

Примітка Ви можете змінити дію для значка Друк, щоб відправити документ на принтер, визначеним для документа замість принтера заданого по замовчуванню для комп'ютера. Перейдіть до Сервіс > Параметри > Завантаження/Збереження > Загальні і встановите параметр Завантажувати параметри принтера разом з документом.

Управління друком

Для отримання можливості повнішого управління друком, використовуйте Файл > Друк для відображення діалогового вікна Друк (Мал.4.1).

Мал.4.1. Діалогове вікно Друк

У діалоговому вікні Друк, Ви можете вибрати:

• Який принтер використовувати (якщо у вашій системі встановлено більш ніж один принтер) і властивості принтера — наприклад, орієнтацію паперу (книжна або альбомна), який лоток подачі паперу використовувати, і розмір паперу для друку. Доступні властивості залежать від вибраного принтера; звернетеся до документації на принтер для отримання докладнішої інформації.
• Які сторінки друкувати, скільки копій і в якому порядку їх друкувати.
• Використовуйте дефіс для вказівки діапазонів сторінок і кому або крапку з комою для розділення діапазонів; наприклад: 1, 5, 11–14, 34–40.
• Виділення — виділена частина сторінки або сторінок.
• Які елементи друкувати. Натисніть кнопку Параметри щоб відобразити діалогове вікно Параметри друку (Мал.4.2).

Мал.4.2. Діалогове вікно Параметри друку

Вибір параметрів друку для документа

Задані в діалоговому вікні Параметри друку (Мал.4.2) параметри застосовуються тільки для поточного процесу друку даного документа. Щоб визначити параметри друку загальні для всіх документів Writer, див. “Вибір параметрів друку по-умолчанію”.
Деякі цікаві елементи діалогового вікна Параметри друку включають:

• У розділі Вміст, Ви можете вибрати не друкувати зображення або фон сторінки в чернетках, наприклад (щоб зберегти тонер або чорнило).
• У розділі Сторінки, Ви можете задати:
  • Друк тільки лівих (парних) або тільки правих (непарних) сторінок. Ці параметри корисні, коли Ви хочете друкувати з обох боків листа, але не маєте принтера, який уміє робити це автоматично.
  • Друк сторінок в зворотному порядку.
  • Брошурою — результати цього параметра обговорюються в розділі “Друк брошурою”.
• У розділі Примітки, Ви можете задати чи друкувати примітки, які були додані до вашого документа (з використанням Вставка > Примітка), і де друкувати примітки.

Вибір параметрів друку за умовчанням

Вибір параметрів в діалоговому вікні Параметри друку перевизначають будь-які задані за умовчанням параметри. Щоб визначити для друку параметри за умовчанням, використовуйте Сервіс > Параметри > Openoffice.org Writer > Друк. Сторінка, що відображається, містить ті ж самі параметри, що і діалогове вікно Параметри друку. Інші параметри принтера можна знайти в Сервіс > Параметри > Openoffice.org > Друк, як показано на Мал.4.3. Використовуйте цю сторінку для визначення настройок якості друку, і чи буде Ooo попереджати Вас у випадку, якщо розмір паперу або орієнтація вашого документа не відповідають параметрам принтера.

Мал.4.3. Параметри друку для Openoffice.org

Друк в чорно-білому режимі на кольоровому принтері
Ви можете друкувати документи в чорно-білому варіанті на кольоровому принтері, щоб зберегти дороге кольорове чорнило або тонер. Зазвичай використовується для чорнового друку або документів, які повинні бути розмножені в чорно-білій формі. Доступні декілька параметрів.

Щоб надрукувати поточний документ в чорно-білому варіанті або у відтінках сірого:

1. Виберіть Файл > Друк, щоб відкрити діалогове вікно Друк (Мал.4.1).
2. Натисніть кнопку Властивості, щоб відкрити діалогове вікно властивостей принтера. Доступні параметри змінюються від одного принтера до іншого, але Ви повинні знайти вибір Кольору. Дивитеся довідкову інформацію для Вашого принтера або керівництво користувача для отримання додаткової інформації.
3. Варіанти вибору для кольору можуть включати чорно-білий або відтінки сірого. Виберіть один з них. Варіант відтінки сірого кращі, якщо Ви маєте які-небудь зображення в документі. Натисніть OK, щоб підтвердити ваш вибір і повернутися до діалогового вікна Друк, потім натисніть ще раз OK, щоб надрукувати документ.

Щоб налаштувати Ooo для друку всього кольорового тексту і зображень в режимі відтінки сірого:

1. Виберіть Сервіс > Параметри > Openoffice.org > Друк для відображення діалогового вікна, показаного на Мал.4.3.
2. Встановіть прапорець Перетворити кольори у відтінки сірого. Натисніть OK для збереження змін.

Щоб налаштувати Ooo Writer для друку всього кольорового тексту як чорного, а всіх зображень у відтінках сірого:

1. Виберіть Сервіс > Параметри > Openoffice.org Writer > Друк.
2. У розділі Вміст, встановите прапорець Друкувати чорним кольором. Натисніть OK для збереження змін.

Попередній перегляд сторінок перед друком
Нормальний вид сторінки в Writer показує Вам, як кожна сторінка виглядатиме коли буде надрукована, але він показує тільки одну сторінку. Якщо Ви розробляєте документ, який буде надрукований на обох сторонах листа, Ви можете побачити як виглядає розворот. Writer передбачає два способи зробити це:

• Розмітка друку (відображення з можливістю редагування).
• Попередній перегляд сторінки (тільки для читання) — за допомогою якого можна також роздрукувати декілька сторінок на одному листі паперу.

Щоб використовувати попередній перегляд сторінки:

1. Виберіть Файл > Попередній перегляд сторінки, або натисніть кнопку Попередній перегляд сторінки . Вікно Writer змінюється для відображення поточної і наступної сторінки, і показує панель інструментів Попередній перегляд (Мал. 150) замість панелі інструментів Форматування.

Мал.4.4. Панелі інструментів Попередній перегляд

2. Натисніть на значок Попередній перегляд книги , щоб відобразити ліві і праві сторінки в їх правильному взаємному розташуванні.

3. Щоб надрукувати документ в цьому режимі, натисніть значок Друк , щоб відкрити діалогове вікно Друк (Мал.4.1). Задайте параметри друку і натисніть OK, щоб надрукувати, як завжди.

4. Щоб задати поля і інші параметри для друку, натисніть значок Параметри друку: вид сторінки , щоб відобразити діалогове вікно Параметри друку (Мал.4.5).

Мал.4.5. Діалогове вікно Параметри друку

Друк брошурою

Ви можете друкувати документ двома сторінками на кожній стороні листа паперу, упорядкувавши їх так, щоб, коли надруковані сторінки були зігнуті по середині, сторінки знаходилися в правильному порядку і формували буклет або брошуру.

Для друку брошури на односторонньому принтері:

1. розмірі (виберіть відповідні поля, розмір шрифту, і так далі). Виконаєте Файл > Друк. У діалоговому вікні Друк (Мал.4.1), натисніть Властивості і переконайтеся, що принтер налаштований на ту ж саму орієнтацію (книжна або альбомна) як визначено в настройках сторінки для вашого документа. (Зазвичай орієнтація не має значення, але принципова для брошур.)
2. Натисніть Параметри. У розділі Сторінки діалогового вікна Параметри друку (Мал.4.2), виберіть Брошурою і Праві сторінки. Натисніть OK двічі, щоб надрукувати першу сторону кожної сторінки.
3. Переверніть сторінки і помістіть їх в принтер, в правильній орієнтації, щоб надрукувати на чистій стороні. Ви, можливо, повинні небагато проекспериментувати, щоб дізнатися, яким є правильне положення для вашого принтера.
4. Натисніть Файл > Друк і потім Властивості, щоб упевнитися, що настройки принтера залишилися правильними.
5. Натисніть знову Параметри. У розділі Сторінки діалогового вікна Параметри друку, виберіть Брошурою і Ліві сторінки. Натисніть OK двічі для друку другої сторони.
6. Якщо ваш принтер може робити двосторонній друк, то встановите прапорці Ліві сторінки, Праві сторінки і Брошурою, і повинно вийти теж саме.

Друк конвертів

Друк конвертів припускає два етапи: настройка і друк.

Налаштуйте конверт, який буде надрукований окремо або з вашим документом:

1) Виберіть Вставка > Конверт з меню.

2) У діалоговому вікні Конверт почніть із сторінки Конверт (Мал.4.6). Перевірте, додайте або відредагуйте інформацію в блоках Одержувач і Відправник (“від” на конверті).

Ви можете ввести інформацію безпосередньо в блоки Одержувач і Відправник, або використовуйте випадні списки, розташовані справа, для вибору бази даних або таблиці, з якої можна витягнути відомості для конверта, якщо це необхідно.

Мал.4.6. Вибір інформації про адресата і відправника для конверта

3) На сторінці Формат (Мал.4.7), перевірте або відредагуйте положення інформації про одержувача і відправника. Область попереднього перегляду в нижньому правому кутку відображає результати ваших дій.

Мал.4.7. Вибір положення і розмірів елементів для конверта.

Для форматування тексту в цих блоках, натисніть кнопку Змінити, розташовану справа. У випадному списку у вас є два варіанти: символи і абзац.

• У Символи, Ви можете вибрати шрифт (розміри...), ефекти шрифту (підкреслення, колір...), положення (обертання/масштабування...), фон і багато що інше.
• У Абзац, Ви можете задати відступи і інтервали, вирівнювання, положення на сторінці, позиції табуляції, буквицю, обрамлення і фон.

4) У лівому нижньому кутку цієї сторінки, виберіть формат конверта з випадного списку. Ширина і висота вибраного конверта відобразиться в полях під вибраним форматом. Якщо ви вибрали вже існуючий формат, просто перевірте ці розміри. Якщо ви вибрали Користувацький в списку Формат, то ви можете змінити розміри.

5) Після форматування перейдіть на сторінку Принтер (Мал.4.8), щоб задати параметри принтера такі, як орієнтації конверта і зсув. Можливо, вам доведеться небагато проекспериментувати, щоб зрозуміти, як краще всього працює ваш принтер.

Ви також можете вибрати інший принтер або змінити настройки принтера (наприклад, визначити лоток, в якому розташовуються конверти) для завдання друку.

Мал.4.8. Вибір параметрів принтера для конверта

6) Коли ви закінчили форматування і готові до друку, натисніть одну з кнопок Новий документ або Вставити для завершення. Новий документ створює тільки конверт або починає новий документ з конвертом. Вставити поміщає конверт у Ваш існуючий документ.

Щоб не створювати конверт з вибраними параметрами, натисніть Відміна або натисніть клавішу Esc. Ви можете також натиснути Відновити, щоб видалити ваші зміни і повернутися до первинних параметрів, які були при відкритті вікна.
Коли діалогове вікно Конверт закрито, Ви повернетеся до вашого документа, який тепер має конверт в тому ж файлі що і документ. Збережіть цей файл перш, ніж Ви зробите що-небудь ще.

Для друку конверта:

1. Виберіть Файл > Друк з меню.
2. У діалоговому вікні Друк, в розділі Область друку, виберіть Сторінки і введіть в поле 1. Натисніть OK для запуску завдання друку.

Друк етикеток

Етикетки, як правило, використовується для друку списку адрес (де кожна етикетка відображає іншу адресу), але вони також можуть використовуватися для декількох екземплярів тільки однієї етикетки, наприклад, наклейки зворотної адреси.

Для друку етикеток:

1. Виберіть Файл > Створити > Етикетки в меню. Відкриється діалогове вікно Етикетки.

2. На сторінці Етикетки (Мал.4.9), заповніть вашим текстом поле Текст етикетки або використовуйте випадні списки База даних і Таблиця, щоб вибрати необхідну інформацію.

Мал.4.9. Діалогове вікно Етикетки, сторінка Етикетки

3. Виберіть заготівку етикетки у випадному списку Марка. Типи цієї марки з'являються у випадному списку Тип. Виберіть розмір і тип необхідної етикетки. Ви можете також вибрати Користувацький у випадному списку Тип, а потім задати необхідні параметри на сторінці Формат (Мал.4.10).

Мал.4.10. Діалогове вікно Етикетки, сторінка Формат

4. На сторінці Формат (Мал.4.10), виберіть крок, розмір, поля, стовпці і рядки для визначуваної користувачем етикетки або просто перевірте параметри етикетки, яку Ви завантажили в принтер.

5. Натисніть Зберегти для збереження нового формату.

6. На сторінці Параметри (Мал.4.11), виберіть друк етикеток на всю сторінку або однієї єдиної етикетки, потім виберіть кількість стовпців і рядків. Ви можете також змінити настройки принтера.

Мал.4.11. Діалогове вікно Етикетки, сторінка Параметри

7. Коли Ви закінчили форматування і все готово, натисніть Створити документ, щоб створити лист етикеток або Відміна (або натисніть клавішу Esc). Ви можете також натиснути Відновити, щоб видалити всі ваші зміни і повернутися до первинних настройок, які були при відкритті діалогового вікна.

8. Ви можете друкувати відразу ж використовуючи значок Друк на панелі інструментів або вибравши Файл > Друк з меню, або Ви можете зберегти файл, щоб роздрукувати його пізніше.

Експорт, відправка факсом і електронною поштою

Відправка факсу

Щоб відправити факс безпосередньо з Openoffice.org, Вам необхідний факс-модем і драйвер факсу, який дозволяє додаткам спілкуватися з факс-модемом.

Відправка факсу через діалогове вікно Друк:

1. Відкрийте діалогове вікно Друк вибравши Файл > Друк і виберіть драйвер факсу в списку Ім'я.
2. Натисніть OK, щоб відкрити діалогове вікно вашого драйвера факсу, де Ви можете вибрати одержувача факсу.

Додавання значка Факс на панель інструментів Ви можете налаштувати Openoffice.org так, щоб одним клацанням по значку на панелі інструментів автоматично відправляти поточний документ факсом.

1) Переконайтесь, що драйвер факсу встановлений. Зверніться до документації на ваш факс-модем для отримання додаткової інформації.

2) Виберіть Сервіс > Параметри > Openoffice.org Writer > Друк. Відкриється діалогове вікно показане на Мал. 158.

Мал. 158. Настройка Ooo для відправки факсів

3) Виберіть драйвер факсу із списку Факс і натисніть OK.

4) Натисніть на значок стрілки в кінці панелі інструментів Стандартна. У випадному меню виберіть Настройка панелі інструментів. З'явиться діалогове вікно Настройка з відкритою сторінкою Панелі інструментів (Мал. 159). Натисніть Додати.

5) У діалоговому вікні Додати команди (Мал. 160), виберіть Документи в списку Категорія, потім виберіть Відправити Факс в списку Команди. Натисніть Додати. Тепер Ви можете побачити новий значок в списку Команди.

Мал. 159. Настройка панелі інструментів

6) У списку Команди, натисніть кнопки стрілки вгору або вниз, щоб помістити новий значок, куди Ви хочете. Натисніть OK, а потім натисніть Закрити.

Ваша панель інструментів тепер має новий значок для відправки поточного документа факсом.

Мал. 160. Додавання команди на панель інструментів

Експорт в PDF

Openoffice.org може експортувати документи в PDF (Portable Document Format). Це промисловий стандарт формату файлів для проглядання файлів ідеально підходить для передачі файлів кому-небудь для перегляду за допомогою Acrobat Reader або інших засобів проглядання PDF. На відміну від експорту в інші формати, PDF документи виглядатимуть точно так, як і у Вас на екрані. Єдине обмеження PDF полягає в тому, що одержувач не зможе змінити цей документ.

Швидкий експорт в PDF
Натисніть на значок Експорт в PDF для експорту всього документа з використанням параметрів PDF за умовчанням. Вас попросять ввести назву і місцеположення для файлу PDF, але Ви не маєте можливості вибрати діапазон сторінок, задати стиснення зображень або інші параметри.

Управління вмістом PDF і якістю
Для більшого контролю над змістом і якістю PDF, що виходить, використовуйте Файл > Експорт в PDF. Відкриється діалогове вікно Параметри PDF. Це діалогове вікно має п'ять сторінок (Загальні, Початковий вигляд, Користувацький інтерфейс, Посилання і Безпека). Задайте необхідні параметри, а потім натисніть Експорт. Потім потрібно буде ввести місцеположення і ім'я файлу PDF, який буде створений, і натиснути кнопку Зберегти, щоб експортувати файл.

Вкладка Загальні діалогового вікна Параметри PDF
На сторінці Загальні (Мал. 161), Ви можете вибрати, які сторінки включати в PDF, тип стиснення, який використовується для зображень (який робить вплив на якість зображень в PDF), і інші параметри.

Розділ Область

• Все: Експорт всього документа.
• Сторінки: Для експорту діапазону сторінок, використовується формат 3-6 (сторінки з 3 по 6). Для експорту окремих сторінок, використовуйте формат 7;9;11 (сторінки 7, 9, і 11). Ви можете також експортувати комбінацію діапазонів сторінок і окремих сторінок, використовуючи формат подібний наступному 3-6;8;10;12.
• Виділення: Експорт будь-якого виділеного матеріалу.

Мал. 161. Сторінка Загальні діалогового вікна Параметри PDF

Розділ Зображення

• Стиснення без втрат: Зображення зберігаються без втрати якості. Має тенденцію створювати великі файли коли в документі використовуються фотографії. Рекомендується для інших зображень.
• JPEG-стиснення: Дозволяє задавати різний ступінь якості. Установка 90%, як правило, добре працює з фотографіями (невеликий розмір файлу, практично непомітна втрата якості).
• Дозвіл зображення: Зображення з низьким DPI (крапки на дюйм) мають нижчу якість. Для перегляду на екрані комп'ютера звичайний достатньо дозволу 72dpi (для Windows) або 96dpi (GNU / Linux), а для друку переважно використовувати вищі значення dpi.

Відмітимо, що встановлене dpi значно впливає на розмір файлу, що експортується.

Примітка
EPS зображення з вбудованими попереднім переглядом експортується тільки як попередній перегляд. EPS зображення без вбудованого попереднього перегляду експортуються як порожні місця.

Розділ Загальні

• PDF/A-1: PDF/A — стандарт ISO прийнятий в 2005 для довгострокового зберігання документів, шляхом вкладення всіх компонентів, необхідних для точного відтворення (як, наприклад, шрифти) разом із забороною інших елементів (включаючи форми, безпеку, шифрування і структурований PDF). Якщо ви виберете PDF/A-1, заборонені елементи стануть не активними (не доступні).

Оскільки шрифти вкладені в PDF файл, документ з'явиться, навіть якщо машина, де він є видимим, не підтримує вибрані типи шрифтів.

• Структурований PDF: Експортує спеціальні теги у відповідні PDF теги. Деякі теги, які експортуються — зміст, гіперпосилання і елементи управління. Цей параметр може значно збільшити розміри файлу.
• Створити PDF форму — Формат передачі: Виберіть формат передачі форм всередині PDF файлу. Цей параметр переважає над властивістю URL елементів управління, яке Ви встановили в документі. Є тільки один загальний параметр дійсний для цілого PDF документа: PDF (посилає цілий документ), FDF (посилає вміст елементів управління), HTML і XML. Найчастіше Ви виберете формат PDF.
• Експортувати закладки: Створює PDF закладки для всіх абзаців структури і для всіх елементів зміст, для якого ви призначили гіперпосилання.
• Експортувати примітки: Експортуються примітки в документах Writer і Calc як примітки PDF. Ви можете не захотіти цього!
• Включати автоматично вставлені порожні сторінки: Якщо вибраний, автоматично вставлені порожні сторінки експортуються в PDF. Це переважно, якщо Ви друкуєте PDF на двох сторонах листа. Наприклад, в книгах, як правило, розділи завжди починаються на сторінці з непарним номером (праві). Коли кінець попереднього розділу розташовується на непарній сторінці, Ooo вставляє порожню сторінку між двома непарними сторінками. Цей параметр управляє експортом подібних порожніх сторінок.

Сторінка Початковий вид діалогового вікна Параметри PDF
На сторінці Початковий вигляд (Мал. 162), Ви можете вибрати, як PDF відкривається за замовченням в програмі перегляд PDF. Варіанти повинні бути очевидними.

Мал. 162. Сторінка Початковий вид діалогового вікна Параметри PDF

Сторінка Користувацький інтерфейс діалогового вікна Параметри PDF
На сторінці Користувацький інтерфейс (Мал. 163), Ви можете вибрати додаткові параметри для управління відображенням файлу PDF в програмі перегляду. Деякі з цих варіантів особливо корисні, коли Ви створюєте PDF для використання як презентація або відображення у вигляді кіоску.
Розділ Властивості вікна

• Змінити розмір вікна по початковій сторінці. Примушує вікно програми перегляду PDF змінювати розміри, щоб відповідати першій сторінці PDF.
• Вікно по центру. Примушує вікно програми перегляду PDF розташовуватися по центру екрану комп'ютера.
• Відкрити в повноекранному режимі. Примушує програму перегляду PDF відкриватися в повноекранному режимі замість невеликого вікна.
• Показати заголовок документа. Примушує програму перегляду PDF відображати заголовок документа в заголовку вікна.

Мал. 163. Сторінка Користувацький інтерфейс діалогового вікна Параметри PDF

Розділ Властивості користувацького інтерфейсу

• Приховати панель меню. Примушує програму перегляду PDF приховати панель меню.
• Приховати панель інструментів. Примушує програму перегляду PDF приховати панель інструментів.
• Приховати елементи управління вікна. Примушує програму перегляду PDF приховувати інші елементи управління вікна.

Закладки
Виберіть, скільки рівнів заголовків відображаються як закладці, якщо вибраний параметр Експорт закладок на сторінці Загальні.
Сторінка Посилання діалогового вікна Параметри PDF
На цій сторінці ви можете вибрати, яким чином посилання на документи експортуються в PDF.

Мал. 164. Сторінка Посилання діалогового вікна Параметри PDF

Експортувати закладки як іменовані
Якщо ви визначили закладки Writer, цей параметр експорту їх як “іменовані”, до яких на веб-сторінках і в документах PDF можуть бути посилання.
Перетворити перехресні посилання в меті PDF
Якщо у вас є певні посилання на інші документи з розширенням Opendocument (такі, як .ODT, .ODS і .ODP), цей параметр конвертує імена файлів в .PDF у документі PDF, що експортується.
Експортувати відносні URL
Якщо у вас є певні відносні посилання в документі, ця опція експортує ці посилання в PDF.
Перехресні посилання між документами
Настроює поведінку PDF посилань на інші файли. Виберіть один з наступних варіантів:

• Режим за умовчанням: PDF посилання оброблятимуться, як вказано у вашій операційній системі.
• Відкрити за допомогою переглядача PDF: Використовує той же додаток, який використовується для відображення PDF документа, щоб відкрити пов'язані з PDF документи.
• Відкрити за допомогою браузера: Використовує інтернет-браузер заданий за умовчанням для відображення пов'язаних з PDF документів.

Сторінка Безпека діалогового вікна Параметри PDF
Експорт в PDF включає параметри для шифрування PDF (таким чином він не може бути відкритий без введення пароля) і застосовує деякі можливості управління цифровими правами (DRM).

• Із заданим Встановити пароль для відкриття, PDF може бути відкритий тільки з паролем. Після відкриття, немає ніяких обмежень на те, що користувач може зробити з документом (наприклад, роздрукувати, скопіювати вміст або змінити його).
• З Пароль для обмеження прав, PDF може бути відкритий будь-яким користувачем, але його права доступу можуть бути обмежені. Див. Мал. 165.
• Якщо встановлено обидва параметри, Встановити пароль для відкритт'я і Пароль для обмеження прав, PDF може бути відкритий тільки з вказівкою правильного пароля, і права доступу до вмісту можуть бути обмежені.

Примітка
Установки прав доступу ефективні, тільки якщо програма перегляду PDF користувача враховує дані параметри.

Мал. 165. Сторінка Безпека діалогового вікна Параметри PDF

Мал. 166 показує діалогове вікно, що відображається коли Ви натискаєте кнопку Встановити пароль для відкриття на вкладці Безпека діалогового вікна Параметри PDF. Після того, як Ви встановили пароль для прав доступу, стають доступними інші параметри на вкладці Безпека (показані на Мал. 165). Ці параметри повинні бути очевидними.

Мал. 166. Завдання пароля для шифрування PDF

Експорт в інші формати

Ooo використовує термін “експорт” для деяких файлових операцій, пов'язаних із зміною типу файлів. Якщо ви не можете знайти те, що ви хочете в Зберегти як, подивіться також в Експорт. Openoffice.org може експортувати файли в XHTML. Крім того, Writer може експортувати в Bibtex (.bib), Latex 2e (.tex) і Mediawiki (.txt). Щоб експортувати в один з цих форматів, виберіть Файл > Експорт. У діалоговому вікні Експорт, вкажіть ім'я файлу для документа, що експортується, потім виберіть необхідний формат в списку Формат файлу і натисніть кнопку Експорт.

Відправка документів Writer по електронній пошті

Ooo надає декілька шляхів швидко і легко послати документ Writer як вкладення повідомлення електронної пошти в одному з трьох форматів: .ODT (Opendocument Text, формат Ooo за умовчанням), .DOC (формат Microsoft Word) або PDF. Щоб відправити поточний документ у форматі .ODT:

1. Виберіть Файл > Відправити > Документ як електронний лист. Writer відкриє програму електронної пошти, визначену в Сервіс > Параметри > Інтернет > E-mail. Документ вже вкладений в створюване повідомлення.
2. У програмі електронної пошти, введіть одержувача, тему і будь-який текст, який Ви хочете додати, а потім відішліть повідомлення по електронній пошті.

Файл > Відправити > Електронною поштою як Opendocument Text має той же ефект Якщо Ви виберете Електронною Поштою як Microsoft Word, Writer спочатку створить .DOC файл, а потім відкриє програму електронної пошти з прикріпленим .DOC файлом. Так само, якщо Ви виберете Електронною Поштою як PDF, спочатку створить PDF використовуючи параметри PDF за замовчуванням (як використовує кнопка панелі інструментів Експорт в PDF), а потім відкриє програму електронної пошти з прикріпленим .PDF файлом.

Відправка документа по електронній пошті декільком одержувачам
Щоб послати документ по електронній пошті декільком одержувачам, Ви можете використовувати можливості вашої програми електронної пошти або Ви можете використовувати можливість Ooo — розсилка листів — для витягання адрес електронної пошти з адресної книги. Ви можете використовувати розсилку листів Ooo для відправки повідомлень електронної пошти двома способами:

• Використовувати Майстер Розсилки листів для створення документа і його відправки.
• Створити документ в Writer не використовуючи Майстер, потім використовуючи Майстер відправити його.

Щоб скористатися Майстром Розсилки листів для відправки заздалегідь створеного документа Writer:

1) Відкрийте документ в Writer. Виберіть Сервіс > Розсилка листів. На першій сторінці майстра (Мал. 167), виберіть Використовувати поточний документ і натисніть Далі.

Мал. 167. Вибір початкового документа

2) На другій сторінці (Мал. 168), виберіть Електронне повідомлення і натисніть Далі.

Мал. 168. Вибір типу документа

3) На третій сторінці (Мал. 169), натисніть кнопку Вибрати список адрес. Виберіть необхідний список адрес (навіть якщо відображається тільки один) і натисніть OK. (Якщо список адрес необхідний Вам відсутній тут, Ви можете натиснути кнопку Додати, щоб знайти і додати його в список.)

Мал. 169. Вибір списку адрес

4) Поверніться на сторінку Вибору списку адрес, натисніть Далі. На сторінці Створити вітання (Мал. 170), зніміть прапорець Документ повинен містити вітання.

Мал. 170. Відключення вітання

5) У лівому списку, виберіть пункт 8 Зберегти, надрукувати або відправити. Ooo виведе повідомлення “Створення документів” і відобразить сторінку майстра Зберегти, надрукувати або відправити.

6) Виберіть Відправити об'єднаний документ як лист. Нижня частина сторінки зміниться для відображення параметрів електронної пошти (див. Мал. 171).

7) Введіть тему вашого повідомлення і натисніть Відправити документи. Ooo відправить повідомлення по електронній пошті.

Мал. 171. Відправка документа як повідомлення електронної пошти

Цифровий підпис документів

Щоб мати можливість підписувати документ в цифровій формі, Вам необхідний особистий ключ, сертифікат. Особистий ключ зберігається на вашому комп'ютері як комбінація секретного ключа, який винен зберігається в таємниці, і загальнодоступного ключа, який Ви додаєте до ваших документів, коли їх підписуєте. Ви можете отримати сертифікат в центрі сертифікації, який може бути приватною компанією або урядовою установою.

Коли Ви застосовуєте цифровий підпис до документа, обчислюється свого роду контрольна сума від змісту документа плюс ваш особистий ключ. Контрольна сума і ваш загальнодоступний ключ зберігаються разом з документом.

Коли хтось згодом відкриває документ на будь-якому іншому комп'ютері з останньою версією Openoffice.org, програма наново обчислить контрольну суму і порівняє її із збереженою контрольною сумою. Якщо обидві виявляться однаковими, то програма просигналізує, що Ви бачите оригінальний, не змінений документ. Крім того, програма може показати Вам інформацію із загальнодоступного ключа сертифікату. Ви можете порівняти загальнодоступний ключ із загальнодоступним ключем, який опублікований на веб-сайті центру сертифікації.

Кожного разу, коли хто-небудь вносить зміни до документа, ця зміна порушує цифровий підпис.

У операційній системі Windows, використовуються можливості Windows по перевірці підпису. У системах Solaris і Linux, використовуються файли Thunderbird, що надаються, Mozilla або Firefox. Для отримання детальнішого опису того, як отримати і управляти сертифікатом, і перевірити цифровий підпис, див. “Використання цифрового підпису” в Довідці Ooo.

Щоб підписати документ:

1. Виберіть Файл > Цифрові підписи.
2. Якщо Ви не зберегли документ після внесення останніх змін, з'являється повідомлення. Натисніть Так для збереження файлу.
3. Після збереження Ви побачите діалогове вікно Цифрові підписи. Натисніть Додати для додавання загальнодоступного ключа до документа.
4. У діалоговому вікні Вибір сертифіката, виберіть Ваш сертифікат і натисніть OK.
5. Ви знову побачите діалогове вікно Цифрові підписи, де Ви, якщо захочете, можете додати додаткові сертифікати. Натисніть OK для додавання загальнодоступного ключа до збереженого файлу.

Підписаний документ відображає значок в рядку стану. Ви можете двічі клацнути по значку щоб проглянути сертифікат.