Лабораторна робота №2

Тема: “ Робота з головним документом.”

Мета: Уміти створювати та редагувати головний документ для обробки декількох окремих документів. Питання для вивчення 1. Головний та вкладені документи. Перегляд в режимі Структура. 2. Створення головного документу та вкладених. 3. Додавання вкладених документів в головний документ. 4. Об’єднання та розбиття вкладених документів. 5. Додавання номерів сторінок до головного документа або вкладених документів та друкування Завдання 1. Дано папку Завдання(2), в якій міститься чотири документи. Документ Вступ.doc зробити головним, а Перший.doc, Другий.doc, Третій.doc – вкладеними. 2. Встановити наскрізну нумерацію сторінок для головного документу. 3. Об’єднати документи Перший.doc, Другий.doc в один. 4. Розбити документ Третій.doc на два. 5. Змініть порядок слідування документів на зворотній. 6. Роздрукувати головний документ з усіма вкладеними.

Студент повинен уміти:

• створювати головний та вкладені документи;
• переглядати їх в режимі Структура;
• додавати вкладені документи в головний;
• об’єднувати та розбивати вкладені документи;
• вилучати вкладені документи;
• перетворювати фрагменти головного документа у вкладений і навпаки;
• додавати номери сторінок до головного документа або вкладених документів.

Короткі теоретичні відомості

Головний документ – це документ-контейнер, об'єднуючий в собі декілька окремих файлів (вкладених документів). За допомогою головного документа можна створювати і обробляти великі документи, які складаються з декількох частин, наприклад, книги, поділені на розділи. Головний документ дозволяє розділити великий документ на декілька документів (окремих файлів) для полегшення роботи з ними. При роботі над документом в групі головний документ повинен зберігатися в мережі, щоб користувачі мали нагоду спільно працювати з даним документом, розділивши його на декілька вкладених документів.

Створення головного та вкладених документів Щоб створити головний документ, необхідно почати із структури, а потім створювати нові вкладені документи або додавати в головний документ існуючі документи. Вибір розташування документів 1. В Проводнике Microsoft Windows виберіть папку, в якій зберігатимуться головний і вкладені документи. 2. Якщо в якості вкладених документів використовуються існуючі документи, перемістіть їх у вибрану папку. Створення головного документа Створення структури нового головного документа 1. На панелі інструментів Стандартная натисніть кнопку Создать. 2. Вид → Структура. 3. Введіть заголовки для головного документа і всіх вкладених документів. Після введення кожного заголовка необхідно натискувати клавішу ENTER. Microsoft Word виконає форматування заголовків вбудованим стилем заголовка «Заголовок 1». 4. Призначте відповідний стиль кожному заголовку (наприклад, використовуйте стиль «Заголовок 1» для заголовка головного документа, а стиль «Заголовок 2» для кожного вкладеного документа). Для переміщення заголовка на більш високий рівень натисніть кнопку Повысить уровень. Для переміщення заголовка на більш низький рівень натисніть кнопку Понизить уровень.) Перетворення існуючого документа в головний документ 1. Відкрийте документ, який передбачається використовувати як головний. 2. Вид → Структура. 3. Призначте відповідний стиль кожному заголовку (наприклад, використовуйте стиль «Заголовок 1» для заголовка головного документа, а стиль «Заголовок 2» для кожного вкладеного документа). Для переміщення заголовка на більш високий рівень натисніть кнопку Повысить уровень. Для переміщення заголовка на більш низький рівень натисніть кнопку Понизить уровень.) 4. При необхідності виділіть потрібний фрагмент, окрім заголовків, і на панелі інструментів Структура натисніть кнопку Понизить до обычного текста.

Додавання вкладених документів в головний документ Створення вкладеного документа із заголовка структури Для створення вкладеного документа із заголовка структури необхідно, щоб у головного документа була структура. 1. Вид → Структура. 2. Виділіть в головному документі заголовки і текст, які повинні бути розміщений у вкладених документах. Першому заголовку у виділеному тексті повинен бути привласнений стиль заголовка або рівень структури, який надалі позначатиме початок кожного нового вкладеного документа. Наприклад, якщо виділений текст починається із заголовка, що відформатований стилем «Заголовок 2», у виділеному тексті для кожного нового заголовка, що відформатований стилем «Заголовок 2», буде створений окремий вкладений документ. 3. На панелі інструментів Структура натисніть кнопку Создать вложенный документ. Microsoft Word вставляє на початку і в кінці кожного вкладеного документа суцільний розрив розділу.

Примітки. Якщо кнопка Создать вложенный документ недоступна, необхідно спочатку натисніть кнопку Развернуть вложенные документы. Після вставки вкладеного документа в головний документ не переміщуйте і не видаляйте його без попереднього видалення із головного документа. Переіменовувати вкладені документи можна тільки з головного документа. Вставка існуючого документа в головний документ 1. Відкрийте головний документ. 2. Вид → Структура. 3. Якщо вкладені документи згорнуті, натисніть кнопку Развернуть вложенные документы на панелі інструментів Структура. 4. Встановіть курсор в те місце документу, куди слід вставити вкладений документ. Це повинен бути порожній рядок між існуючими вкладеними документами. 5. На панелі інструментів Структура натисніть кнопку Вставить вложенный документ. 6. В полі Имя файла введіть ім'я документа, який треба вставити, і натисніть кнопку Открыть. Перед документом буде вставлений разрыв раздела на следующей странице, а після нього – разрыв на текущей странице. Збереження головного документа 1. Файл → Сохранить как. 2. Виберіть папку, в якій зберігаються всі вкладені документи, введіть ім'я файлу для головного документа і натисніть кнопку Сохранить. Примітка. При збереженні головного документа кожному вкладеному автоматично привласнюється ім'я файлу. Ім'я файлу складається з перших знаків заголовка документа. Наприклад, вкладений документ, який починається із заголовка «Глава 1», буде названий «Глава 1.doc» Видалення вкладеного документа із головного 1. Вид → Структура. 2. Якщо вкладені документи згорнуті, то натисніть кнопку Развернуть вложенные документы на панелі інструментів Структура. 3. Якщо вкладені документи, які треба вилучити, заблоковані, то зніміть блокування. (Встановіть курсор в будь-яке місце вкладеного документа, на панелі інструментів Структура натисніть кнопку Заблокировать документ. ) 4. Виділіть значок вкладеного документа, який треба вилучити. (Якщо значки вкладених документів не відображаються, натисніть кнопку Главный документ на панелі інструментів Структура.) 5. Натисніть клавішу DEL на клавіатурі. Примітка. У разі видалення вкладеного документа з головного документа файл вкладеного документа залишається на колишньому місці. Розгортання і згортання вкладених документів 1. Вид → Структура. 2. На панелі інструментів Структура натисніть кнопку Развернуть вложенные документы або Свернуть вложенные документы.

Тимчасове блокування вкладеного документа Документ блокується в наступних випадках.

• Вкладені документи згорнуті.
• Користувачі робочої групи мають право доступу до головного документа, і зараз з вкладеним документом працює інший користувач.
• Вкладений документ призначений ким-небудь з користувачів тільки для читання.
• Вкладений документ зберігається в ресурсі, призначеному тільки для читання.

1. Вид → Структура. 2. Якщо вкладені документи згорнуті, на панелі інструментів Структура натисніть кнопку Развернуть вложенные документы. 3. Клацніть в будь-якому місці вкладеного документа, який потрібно заблокувати або розблокувати. 4. На панелі інструментів Структура натисніть кнопку Заблокировать документ.

Об'єднання і розбиття вкладених документів Перед виконанням об’єднання або розбиття вкладених документів необхідно перейти в режим перегляду Структура та розгорнути всі вкладені документи. Якщо вони заблоковані, то зняти блокування. Об'єднання вкладених документів 1. Помістіть вкладені документи, які слід об'єднати, поряд. (Щоб виділити вкладений документ, клацніть його значок. Щоб виділити декілька сусідніх документів, клацніть перший значок, а потім натисніть клавішу SHIFT і, утримуючи її, клацніть останній значок в групі. Перетягніть значок вкладеного документа на нове місце. ) 2. Виділіть документи, що підлягають об'єднанню. 3. На панелі інструментів Структура натисніть кнопку Объединить вложенные документы. Примітки. При збереженні головного документа об'єднаному вкладеному документу автоматично привласнюється ім'я першого з документів. Припустимо, що є три вкладені документи: А, B і С. Тоді після їх об'єднання в документ А початкові версії двох інших документів (B і С) залишаться на колишніх місцях. Розбиття вкладеного документа на два вкладені документи 1. Створіть заголовок для нового документа. Привласніть заголовку вбудований стиль заголовка або рівень структури. (Щоб перемістити заголовок на більш високий рівень, на панелі інструментів Структура натисніть кнопку Повысить уровень. Щоб перемістити заголовок на більш низький рівень, на панелі інструментів Структура натисніть кнопку Понизить уровень.) 2. Виділіть заголовок для нового вкладеного документа. 3. На панелі інструментів Структура натисніть кнопку Разбить вложенный документ. Примітки. При збереженні головного документа новий вкладений документ автоматично зберігається під ім'ям, складеним з перших знаків його заголовка. Зміна порядку вкладених документів в головному 1. Вид → Структура. 2. Якщо вкладені документи згорнуті, натисніть кнопку Развернуть вложенные документы на панелі інструментів Структура. Якщо вкладені документи заблоковані, то зніміть блокування. 3. Щоб виділити вкладений документ, який слідує перемістити, клацніть його значок. Щоб виділити декілька сусідніх документів, клацніть перший значок, а потім натисніть клавішу SHIFT і, утримуючи її, клацніть останній значок в групі. 4. Перетягніть значок вкладеного документа на нове місце. Переіменування вкладеного документа 1. Вид → Структура. 2. Якщо вкладені документи розгорнені, натисніть кнопку Свернуть вложенные документы на панелі інструментів Структура. 3. Утримуючи клавішу CTRL, клацніть гіперпосилання вкладеного документа, який необхідно переіменувати. 4. Файл → Сохранить как. 5. Введіть нове ім'я або вкажіть нове розташування документа і натисніть кнопку Сохранить. 6. Щоб закрити вкладений документ і повернутися до головнго, виберіть команду Файл → Закрыть. 7. Збережіть і закрийте головний документ. Примітка. У разі перейменування вкладеного документа попередня версія файлу вкладеного документа залишається на колишньому місці. При необхідності її можна видалити. Перетворення вкладеного документа в частину головного 1. Вид → Структура. 2. Якщо вкладені документи згорнуті, натисніть кнопку Развернуть вложенные документы на панелі інструментів Структура. Якщо потрібний вкладений документ заблокований, зніміть блокування. 3. Клацніть значок вкладеного документа, який необхідно перетворити. 4. На панелі інструментів Структура натисніть кнопку Удалить вложенный документ. Примітка. Щоб забезпечити доступ до вкладених документів іншим користувачам, перед закриттям головного документа вкладені необхідно скрутити.

Додавання номерів сторінок до головного документа або вкладених документів та друкування Послідовна нумерація сторінок в головному документі 1. Вид → Разметка страницы. 2. Вставка → Номера страниц. 3. В полі Положение виберіть варіант розміщення номера: вгорі або внизу сторінки. 4. В списку Выравнивание виберіть, вирівнювати номери сторінок по лівому краю, або по правому краю або по центру полів, а також всередині або зовні відносно зовнішніх і внутрішніх країв сторінок. 5. Якщо номер на першій сторінці не потрібен, зніміть прапорець Номер на первой странице. 6. Виберіть інші необхідні параметри використовуючи кнопку Формат. Натисніть Ok.

Оновлення нумерації сторінок в середині документа 1. Відкрийте перший з вкладених документів в головному документі. 2. Вид → Разметка страницы. 3. Вставка → Номера страниц. 4. Виберіть необхідні параметри. 5. Натисніть кнопку Формат. В полі начать с введіть значення 1. 6. Щоб закрити вкладений документ і повернутися в головний документ, виберіть команду Файл → Закрыть. 7. Повторіть кроки 2-9 для кожного вкладеного документа в головному документі

Друк головного документа Щоб надрукувати всі вкладені документи, зручніше всього надрукувати головний документ: при цьому не потрібно відкривати кожний з вкладених документів. 1. Вид → Структура. 2. Якщо вкладені документи згорнуті, натисніть кнопку Развернуть вложенные документы на панелі інструментів Структура. 3. Щоб вивести на екран тільки ту частину документа, яку треба надрукувати, розверніть потрібні заголовки і згорніть непотрібні. 4. Натисніть кнопку Печать на панелі інструментів Стандартная.