Мова ділових паперів (Біндовський Антон)

Мова Ділових Паперів

Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів, розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, законів, актів, наказів, анкет, розписок, тощо. Це один з найдавніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах ХІ-ХІІ ст. (Мстиславова грамота 1130 р.), в українсько-молдавських грамотах, українських грамотах ХІV-XV ст., українських літописах (офіційні листи, угоди і т.ін.). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби суспільства в державному, громадському, економічному і політичному житті, тексти офіційно-ділового стилю мають виразні відмінності й у межах того самого жанру. Однак для всіх текстів офіційно-ділового стилю характерні й спільні мовні риси.

* Наявність реквізитів, які мають певну черговість.
* Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні.
* Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів.
* Лексика здебільшого нейтральна.

Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти. Найхарактерніші речення – прості поширені. Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності тлумачення змісту.

Види Документів

Проблема створення, уніфікації та систематизації документів в наш час набула особливої актуальності. Причиною є те, що, по-перше, сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, по-друге, традиційно використовувані документи оновлюють свої характеристики. Ці зміни в свою чергу зумовлені об’єктивними факторами:

  Активністю державотворчих процесів.
  Розвитком ринкових відносин.
  Наданням українській мові статусу державної мови, а тому необхідністю переходу ділового спілкування з російської мови на українську. (www.doc.lviv.ua)

Класифікація документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами: За найменуванням

Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інш. 
За походженням 
Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) 
особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності). 

За місцем виникнення:

внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) 
зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями). 

За призначенням:

щодо особового складу,
кадрові
довідково-інформаційні,
рганізаційні
розпорядчі
господарсько-договірні. 

За напрямом:

вхідні 
вихідні. 

За формою:

стандартні 
індивідуальні. 

За терміном виконання :

Звичайні безстрокові
Термінові
дуже термінові. 

За ступенем гласності:

для загального користування,
службового використання,
таємні
цілком таємні. 

За стадіями створення :

Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. 
(Має підпис та при потребі печатку та штамп. )
Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”. 

За складністю прості та складні. 
За терміном зберігання тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання. 
За технікою відтворення рукописні, відтворенні механічним способом. 
За носієм інформації на папері, диску, фотоплівці, дискеті, магнітній стрічці. 

Оформлення титульної сторінки

Титульна сторінка – перша (іноді третя) сторінка книги, реферату, наукової роботи, яка містить в собі інформацію про автора, тему, місце та рік видання, призначення тощо. Це своєрідне знайомство з працею, тому необхідно зафіксувати відомості, які характеризують її. Основні елементи, які повинен містити титул: Прізвище та ініціали автора. Заголовок, що характеризує тему. Назва установи, від імені якої видається праця. Рік видання, чи написання. Серію, до якої належить друкована праця. Вказівка про тип видання Номер частини, тома, випуску. Черговість видання, починаючи з другого. Вказівку з якої мови перекладено працю, прізвище перекладача й редактора перекладу. Прізвище автора вступної статті або післямови. Рекомендації відповідних установ. У збірниках статей прізвища авторів на титулі не зазначають, а друкують перед статею або після неї. Якщо праця написана колективом авторів, то їх прізвища зазначають на звороті титульної сторінки під анотацією або в передмові. Окрім цього на звороті титульної сторінки можуть зазначатися: вказівки за яким виданням друкується книга. відомості про постанову вченої ради тощо. повідомлення про матеріали, на основі яких укладено книгу. першоназва книги, яка в іншому виданні вийшла зі зміною заголовка. вказівка про присудження автору почесного звання за цей твір. повідомлення про податки на вкладних аркушах. відомості мовою оригіналу про видання, що є основою для перекладача(місце видання, назва видавництва тощо). Як правило відомості на титульній сторінці оформляються посередині аркуша. Якщо титул починається з ініціалів та прізвища автора, то їх пишуть на межі верхнього поля. Якщо ж на титулі є назва серії або інші відомості, то на межі верхнього поля пишуть їх, а прізвище автора зазначають через п’ять інтервалів від них. Назва книги пишеться великими буквами на тридцятому інтервалі від верхнього зрізу сторінки. Якщо у заголовку декілька рядків, то кожен рядок пишеться через два інтервали. Назва видавництва, місце та рік видання пишуться на межі нижнього поля маленькими літерами.

приклад

Наказ

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Наказ видається на підставі й для виконання чинних законів, постанов і розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих органів. Отже, він має як розпорядче, так і виконавче значення. Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і навчальної діяльності: організації праці (навчання); добір і розстановка кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо. За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні, з питань основної діяльності). У наказах щодо особового складу оформляють призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Ці накази указуються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Серед організаційних наказів розрізняють:

а) ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (підприємства); 
б) на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів; такі накази видаються при створенні, реорганізації або ліквідації  
 структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні результатів діяльності установ 
 (організацій), затвердженні планів тощо. 

Накази складаються з констатуючої та розпорядчої частини. Однак у наказах, що видаються на виконання ухвал керівних (вищих) органів, часто не пишуть констатуючу частину. Замість цього подають посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа. Констатуючої частини може також не бути, якщо дії запропоновані до виконання, не потребують роз’яснень та з різнопланових питань. У таких випадках текст наказу складається з параграфів.

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа (для державних). 
2. Повна назва організації, установи. 
3. Назва виду документа. 
4. Дата укладання. 
5. Номер наказу. 
6. Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа. 
7. Заголовок (короткий зміст наказу) “про…”. 
8. Текст 

- констатуюча частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); 
 висновок (вказується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядження вищого органу (установи), то в 
констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документу, а також передається зміст 
певного розподілу статті документа вищого органу (установи), який є підставою для видання конкретного наказу; 
- розпорядча частина починається словесними “Наказую”, “Зобов’язання”, “Пропоную”, “Доручаю” і т. ін. Вона складається із   
 пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу 
 нумерується  арабськими цифрами. 

Текст викладу розпорядчої частини повинен мати наказову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі (“Зарахувати”, “Призначити”, “Здійснити”, “Наголосити”, “Звільнити” і т. ін.). Якщо ж фактові надається значення більш, ніж особі, тоді вживається пасивна форма (“Грубі порушення виявлено…”), активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (“…завідувач навчальної частини зобов’язаний …”). Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у Д. відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті перераховуються кілька осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою. Якщо розпорядча частина значна за кількістю пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії). 9. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, паспорт, рапорт, заява тощо). 10. Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч). 11. Візи (якщо є) “Проект наказу внесено…”, “Проект наказу погоджено…”.

Н А К А З 16.03.1998 № 7-а м. Харків По особовому складу

1.Краснова Валентина Миколайовича – начальника відділу кадрів відрядити в м. Київ в Міністерство аграрної політики України на 4 дні з 16.03.98 по 19.03.98 р. Підстава: заява Краснова В.М. з візами та резолюцією.
2.Тихонову Валентину Петрівну – зарахувати на посаду старшого лаборанта кафедри статистики та організації на постійну роботу відповідно штатного розкладу на повну ставку. Підстава: заява Тихонова В.П. з візами та резолюцією.
3.ПОСОХОВУ Ганну Петрівну – зарахувати на посаду старшого наукового співробітника держбюджетної теми № 1 за контрактом з оплатою 150 грн. 00 коп. з 2.01.1999 року по 31.12.1999 року. Підстава: контракт та заява Посохової Г.П. з візами та резолюцією. Ректор університету М. Д. Євтушенко.