Відмінності між версіями «Мова ділових паперів Малашкевич О.О.»

Поточна версія на 10:39, 22 квітня 2010

Мова Ділових Паперів

Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів, розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, законів, актів, наказів, анкет, розписок, тощо. Це один з найдавніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах ХІ-ХІІ ст. (Мстиславова грамота 1130 р.), в українсько-молдавських грамотах, українських грамотах ХІV-XV ст., українських літописах (офіційні листи, угоди і т.ін.). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби суспільства в державному, громадському, економічному і політичному житті, тексти офіційно-ділового стилю мають виразні відмінності й у межах того самого жанру. Однак для всіх текстів офіційно-ділового стилю характерні й спільні мовні риси.

• Наявність реквізитів, які мають певну черговість.
• Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні.
• Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів.
• Лексика здебільшого нейтральна.
• Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.
• Найхарактерніші речення – прості поширені.

Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності тлумачення змісту.

Документ, як основний вид офіційно-ділового стилю

Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Адже він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття „документ” є багатозначним та залежить від того для чого і в якій галузі він використовується. В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу:

• письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.
• офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо)
• матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація.
• достовірне історичне письмове джерело.

Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.

Класифікація документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

• За найменуванням / Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інш.
• За походженням / Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності).
• За місцем виникнення / внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).
• За призначенням / щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні.
• За напрямом / вхідні та вихідні.
• За формою / стандартні та індивідуальні.
• За терміном виконання / Звичайні безстрокові,термінові, дуже термінові.
• За ступенем гласності / для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні.
• За стадіями створення / Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”.
• За складністю / прості та складні.
• За терміном зберігання / тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання.
• За технікою відтворення / рукописні, відтворенні механічним способом.
• За носієм інформації / на папері, диску, фотоплівці, дискеті, магнітній стрічці.

Реквізит – елемент документа

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, підприємство чи організація повинні мати два види бланків: для листів та для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів – А4(210х297мм) та А5(148х210мм). Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Покликання до тексту та правила їх оформлення

Пyuнrtyuнаки ставлuться після знака покликання.

• Основний текст відділяrtється від тексту покликання горизонтальною рискою в 15 знаків.
• Відокремлювальна риска uом написано сам текст.
• Текст покликання відділяється двома інтервалами від відокремлювальної риски.

yurt

• Якщо на сторrя друкуються на тій сторінці, до якої вони стосуються. Не бажано розривати покликання та переносити їх на іншу сторінку.

ty

Написання цифр

Наприклад: 10 654; 2001.

• Як арабські, так і римські цифри відокремлюються від слів проміжком. Винятком є букви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, які пишуться разом або через дефіс.

Наприклад: будинок 10б; до справи 78б.

• Порядкові числівники мають відмінкові закінчення, які пишуться через дефіс.

Наприклад: 1-ий курс; 5-те видання.

• Якщо записаний цілий ряд порядкових числівників, то відмінкове закінчення ставлять тільки після останньої цифри.

Наприклад: 1, 2, 3-ій томи.

• Порядкові числівники, що позначаються римськими цифрами, пишуться без відмінкових закінчень.

Наприклад: І гатунок, V курс.

• Числа до десяти рекомендується в текстах писати словами, а після десяти –

цифрами: сім машин, 177 школярів.