Відмінності між версіями «Мова ділових паперів Малашкевич О.О.»

Версія за 22:22, 3 березня 2010

Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Адже він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття „документ” є багатозначним та залежить від того для чого і в якій галузі він використовується. В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу:

• письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.
• офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо)
• матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація.
• достовірне історичне письмове джерело.

Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

• За найменуванням / Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інш.
• За походженням / Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності).
• За місцем виникнення / внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).
• За призначенням / щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні.
• За напрямом / вхідні та вихідні.
• За формою / стандартні та індивідуальні.
• За терміном виконання / Звичайні безстрокові,термінові, дуже термінові.
• За ступенем гласності / для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні.
• За стадіями створення / Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”.
• За складністю / прості та складні.
• За терміном зберігання / тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання.
• За технікою відтворення / рукописні, відтворенні механічним способом.
• За носієм інформації / на папері, диску, фотоплівці, дискеті, магнітній стрічці.